Kuidas Excelis sortida (ridade, veergude, värvide, kuupäevade ja numbrite järgi)

Andmete sortimine Excelis on kõigi sisseehitatud valikutega tehtud üsna lihtsaks.

Saate hõlpsasti sortida oma andmeid tähestikulises järjekorras, lähtudes lahtrite väärtusest või lahtri ja fondi värvist.

Saate sortida ka mitmetasandilisi veerge (nt sortida veeru A ja seejärel veeru B järgi) ning sortida ridu (vasakult paremale).

Ja kui sellest ei piisanud, võimaldab Excel ka luua oma kohandatud loendeid ja sorteerida ka selle alusel (kui lahe see on). Nii saate sortida andmeid särgi suuruse (XL, L, M, S) või vastuste (olen täiesti nõus, nõus, ei nõustu) või intensiivsuse (kõrge, keskmine, madal) alusel

Kokkuvõte - Exceliga töötamisel on teie käsutuses liiga palju sortimisvalikuid.

Ja selles ulatuslikus põhjalikus õpetuses näitan teile kõiki neid sortimisvõimalusi ja mõningaid lahedaid näiteid, kus need võivad olla kasulikud.

Kuna see on tohutu paljude teemadega õpetus, pakun allpool sisukorra. Võite klõpsata mis tahes teemal ja see viib teid kohe kohale.

Sortimisvalikute avamine Excelis

Kuna sortimine on andmetega töötamisel nii tavaline asi, pakub Excel teile mitmeid võimalusi sortimisvalikutele juurdepääsu saamiseks.

Sortimisnupud lindil

Kiireim viis sortimisvalikutele juurde pääseda on lintides olevate sortimisnuppude kasutamine.

Kui klõpsate lindil vahekaardil Andmed, näete suvandeid „Sorteeri ja filtreeri”. Selles rühmas vasakul asuvad kolm nuppu on andmete sortimiseks.

Kaks väikest nuppu võimaldavad teil andmeid sorteerida kohe, kui neile klõpsate.

Näiteks kui teil on nimede andmekogum, saate lihtsalt valida kogu andmekogumi ja klõpsata andmete sortimiseks ükskõik millisel kahest nupust. Nupp A kuni Z sorteerib andmed tähestikulises järjekorras madalaimast kõrgeimani ja nupp Z kuni A sorteerib andmed tähestikulises järjekorras kõrgeimast madalaimani.

Need nupud töötavad ka numbrite, kuupäevade või kellaaegadega.

Isiklikult ei kasuta ma neid nuppe kunagi, kuna nende võimalused on piiratud ja nende kasutamisel on suurem vigade tõenäosus. Kuid kui vajate kiiret sortimist (kui andmekogus pole tühje lahtreid), võivad need olla kiire viis seda teha.

Sortimise dialoogiboks

Lindi vahekaardil Andmed on sortimisrühmas veel üks nupp Sorteeri.

Kui klõpsate sellel nupul Sortimisikoon, avaneb sortimise dialoogiboks (midagi allpool näidatud viisil).

Sortimisdialoog on kõige täiuslikum lahendus Exceli sortimiseks. Kõigile sortimisega seotud suvanditele pääseb juurde selle dialoogiboksi kaudu.

Kõik muud sortimisvalikute kasutamise meetodid on piiratud ja ei paku täielikku funktsionaalsust.

See on põhjus, miks ma eelistan alati dialoogiboksi kasutada, kui pean Excelis sorteerima.

Minu eelistuse peamine põhjus on see, et teil on dialoogiboksi kasutamisel väga väike võimalus eksida. Kõik on hästi struktureeritud ja tähistatud (erinevalt lindi nuppudest, kus võite segadusse jääda, millist neist kasutada).

Selles õpetuses leiate mind enamasti andmete sortimiseks dialoogiboksi kasutades. Seda ka seetõttu, et mõningaid asju, mida ma teatud jaotistes katan (nt mitmetasandiline sortimine või vasakult paremale sortimine), saab teha ainult dialoogiboksi abil.Klaviatuuri otsetee - Kui teil on vaja Excelis andmeid sageli sortida, soovitan teil sorteerimise dialoogiboksi avamiseks õppida kiirklahvi. On küll ALT + A + S + S

Sortimisvalikud menüüs Filter

Kui olete oma andmekogumile filtreid rakendanud, leiate koos filtreerimisvalikutega ka sortimisvalikud. Filtrit saab rakendada, valides andmestiku mis tahes lahtri, klõpsates vahekaarti Andmed ja klõpsates ikooni Filter.

Oletame, et teil on allpool näidatud andmekogum ja filter on rakendatud.

Kui klõpsate mis tahes veeru filtriikoonil (see on veerupäise lahtri paremal pool allapoole suunatud kolmnurga ikoon), näete seal ka mõnda sortimisvalikut.

Pange tähele, et need sortimisvalikud muutuvad veeru andmete põhjal. Nii et kui teil on teksti, näitab see teile võimalust sortida A -st Z -ni või Z -st A -ni, kuid kui teil on numbreid, näitab see võimalusi, kuidas sorteerida suurimast väikseimani või väikseimast suurimaks.

Paremklõpsake suvanditel

Lisaks dialoogiboksi kasutamisele on paremklõps ka teine ​​meetod, mida mõnikord kasutan (see on ka ülikiire, kuna võtab vaid kaks klõpsu).

Kui teil on andmekogum, mida soovite sortida, paremklõpsake suvalist lahtrit ja see näitab teile sortimisvalikuid.

Pange tähele, et näete mõningaid valikuid, mida te lindil või filtrisuvandites ei näe. Kuigi on olemas tavaline sorteerimise väärtus ja kohandatud sortimisvalik (mis avab dialoogiboksi Sortimine), näete ka ülal selliseid valikuid nagu Pane valitud lahtri värv/fondivärv/vormindamise ikoon.

Leian, et see valik on üsna kasulik, kuna see võimaldab mul kiiresti kõik värvilised lahtrid (või erineva fondivärviga lahtrid) ülaosas kokku saada. Mul on sageli igakuised kuluandmed, mida ma vaatan, ja tõstan mõned lahtrid käsitsi esile. Seejärel saan seda võimalust kasutada, et kõik need lahtrid ülaosas kiiresti kokku saada.

Nüüd, kui olen käsitlenud kõiki viise Excelis sortimisvalikutele juurdepääsemiseks, vaatame, kuidas neid kasutada andmete sortimiseks erinevates stsenaariumides.

Andmete sortimine Excelis (tekst, numbrid, kuupäevad)

Hoiatus: Enamasti töötab sortimine isegi siis, kui valite andmestikust ühe lahtri. Kuid mõnel juhul võib teil tekkida probleeme (kui teie andmekogus on tühjad lahtrid/read/veerud). Andmete sortimisel on kõige parem valida kogu andmekogum ja seejärel sortida - lihtsalt probleemide vältimiseks.

Sõltuvalt teie andmetüübist saate Exceli sortimisvalikuid kasutada.

Sorteerimine teksti järgi

Oletame, et teil on allpool näidatud andmekogum ja soovite sortida kõik need kirjed õpilase nime alusel tähestikulises järjekorras.

Allpool on toodud sammud tekstiandmete sortimiseks tähestikulises järjekorras.

1. Valige kogu andmekogum
2. Klõpsake vahekaarti Andmed
3. Klõpsake ikooni Sorteeri. See avab dialoogiboksi Sortimine.
4. Veenduge dialoogiboksis Sortimine, et minu andmetel on päised. Kui teie andmetel pole päiseid, saate selle märkimata jätta.
5. Valige rippmenüüst „Sortimisalus” valik „Nimi”
6. Veenduge, et rippmenüüs „Sort On” oleks valitud „Cell Values”
7. Valige rippmenüüst Tellimine A-Z
8. Klõpsake nuppu OK.

Ülaltoodud sammud sorteerivad kogu andmekogumi ja annavad tulemuse, nagu allpool näidatud.

Miks mitte kasutada lihtsalt lindil olevaid nuppe?

Ülaltoodud andmete sortimise meetod Excelis võib tunduda palju samme, võrreldes lihtsalt lindil oleva sortimisikooni klõpsamisega.

Ja see on tõsi.

Ülaltoodud meetod on pikem, kuid on pole mingit viga.

Kui kasutate lindil olevaid sortimisnuppe, võivad mõned asjad valesti minna (ja seda võib olla raske märgata, kui teil on suur andmekogum.

Kuigi ma arutan nuppude kasutamise puudusi hiljem selles õpetuses, näitan teile kiiresti, mis võib valesti minna.

Allolevas näites, kuna Excel ei suuda päise rida tuvastada, sorteerib see kogu andmestiku, sealhulgas päise.

Seda probleemi välditakse sortimisdialoogiboksiga, kuna see annab selgesõnaliselt võimaluse määrata, kas teie andmetel on päised või mitte.

Kuna dialoogiboksi Sortimine kasutamine kõrvaldab vigade tõenäosuse, soovitan seda kasutada kõigi muude Exceli sortimismeetodite asemel

Sorteerimine numbrite järgi

Nüüd eeldan, et olete juba aru saanud, kuidas teksti sortimine toimib (selle jaotise kohal).

Muud sortimisviisid (näiteks numbrite, kuupäevade või värvi põhjal) kasutavad peaaegu samu samme väikeste muudatustega.

Oletame, et teil on allpool näidatud andmekogum ja soovite neid andmeid sorteerida iga õpilase hinde alusel.

Allpool on toodud sammud andmete sortimiseks numbrite alusel:

1. Valige kogu andmekogum
2. Klõpsake vahekaarti Andmed
3. Klõpsake ikooni Sorteeri. See avab dialoogiboksi Sortimine.
4. Veenduge dialoogiboksis Sortimine, et minu andmetel on päised. Kui teie andmetel pole päiseid, saate selle märkimata jätta.
5. Valige rippmenüüst „Sortimisalus” valik „Nimi”
6. Veenduge, et rippmenüüs „Sorti” oleks valitud „Lahtrite väärtused”
7. Valige rippmenüüst Tellimus „Suurim kuni väikseim”
8. Klõpsake nuppu OK.

Ülaltoodud sammud sorteerivad kogu andmekogumi ja annavad tulemuse, nagu allpool näidatud.

Sortimine kuupäeva/kellaaja järgi

Kuigi kuupäev ja kellaaeg võivad tunduda erinevad, ei ole need muud kui numbrid.

Näiteks Excelis oleks number 44196 31. detsembri 2021–2022 kuupäeva väärtus. Saate selle numbri vormindada nii, et see näeks välja nagu kuupäev, kuid Exceli taustaprogrammis jääb see ikkagi numbriks.

See võimaldab ka kuupäevi käsitleda numbritena. Nii saate lisada kuupäevaga lahtrisse 10 ja see annab teile kuupäeva numbri 10 päeva hiljem.

Ja sama kehtib ka Exceli aja kohta.

Näiteks number 44196,125 tähistab 31. detsembril 2021–2022 kella 3.00. Kui arvu täisosa tähistab tervet päeva, siis kümnendkoht annab teile aega.

Kuna kuupäev ja kellaaeg on numbrid, saate neid sortida nagu numbrid.

Oletame, et teil on allpool näidatud andmekogum ja soovite neid andmeid projekti esitamise kuupäeva alusel sortida.

Nende andmete kuupäevade järgi sortimiseks toimige järgmiselt.

1. Valige kogu andmekogum
2. Klõpsake vahekaarti Andmed
3. Klõpsake ikooni Sorteeri. See avab dialoogiboksi Sortimine.
4. Veenduge dialoogiboksis Sortimine, et minu andmetel on päised. Kui teie andmetel pole päiseid, saate selle märkimata jätta.
5. Valige rippmenüüst „Sortimisalus” valik „Esitamise kuupäev”
6. Veenduge, et rippmenüüs „Sort On” oleks valitud „Cell Values”
7. Valige rippmenüüst Tellimus „Vanim kuni uusim”
8. Klõpsake nuppu OK.

Ülaltoodud sammud sorteerivad kogu andmekogumi ja annavad tulemuse, nagu allpool näidatud.

Pange tähele, et kuigi kuupäev ja kellaaeg on numbrid, tundis Excel siiski ära, et need erinevad kuvamisviisist. Nii et kuupäeva järgi sorteerimisel kuvatakse sortimiskriteeriumid „Vanimast uusimani” ja „Uusimast vanimani”, kuid numbrite kasutamisel kuvatakse „Suurim väikseim” või „Väikseim kuni suurim”. Sellised väikesed asjad muudavad Exceli suurepäraseks arvutustabeli tööriistaks (PS: Google'i arvutustabelid ei näita nii palju üksikasju, lihtsalt õrn sorteerimine A-Z või Z-A järgi)

Lahtrite värvi / fondivärvi järgi sortimine

See valik on hämmastav ja ma kasutan seda kogu aeg (võib -olla natuke liiga palju).

Mul on sageli andmekogumeid, mida analüüsin käsitsi ja tõstan selle tegemise ajal esile lahtrid. Näiteks lugesin läbi selle ajaveebi artiklite loendi (mis on mul Exceli lehel) ja tõin esile need, mida oleks vaja parandada.

Ja kui ma olen lõpetanud, saan need andmed kiiresti sortida lahtrite värvide alusel. See aitab mul kõik need esiletõstetud lahtrid/read ülaosas kokku viia.

Ja suurepärasuse lisamiseks saate sorteerida mitme värvi alusel. Nii et kui toon punastega esile artiklite nimed, mis vajavad kohest tähelepanu ja mõned, mida saab hiljem kollasega käsitleda, saan andmed sortida nii, et kuvatakse kõik punased read, millele järgneb kollane.

Kui soovite rohkem teada saada, kirjutasin hiljuti selle artikli mitme värvi alusel sortimise kohta. Selles jaotises näitan teile kiiresti, kuidas sorteerida ainult ühe värvi alusel

Oletame, et teil on allpool näidatud andmekogum ja soovite sortida värvi järgi ja saada kõik punased rakud ülaosas.

Värvi järgi sorteerimiseks toimige järgmiselt.

1. Valige kogu andmekogum
2. Klõpsake vahekaarti Andmed
3. Klõpsake ikooni Sorteeri. See avab dialoogiboksi Sortimine.
4. Veenduge dialoogiboksis Sortimine, et minu andmetel on päised. Kui teie andmetel pole päiseid, saate selle märkimata jätta.
5. Valige rippmenüüst „Sortimisalus” valik „Esitamise kuupäev” (või mis tahes veerg, kus teil on värvilised lahtrid). Kuna selles näites on meil kõikides veergudes värvilised lahtrid, saate valida mis tahes.
6. Valige rippmenüüst „Sorteeri” valik „Lahtri värv”.
7. Valige rippmenüüst Tellimus värv, millega soovite sortida. Kui andmekogus on mitu lahtrivärvi, näitab see teile kõiki neid värve
8. Valige viimases rippmenüüs „Peal”. Siin saate määrata, kas soovite, et värvilised lahtrid oleksid andmekogumi ülaosas või allosas.
9. Klõpsake nuppu OK.

Ülaltoodud sammud sorteerivad teie andmekogumi värvi järgi ja saate tulemuse, nagu allpool näidatud.

Nii nagu oleme need andmed sortinud lahtri värvi alusel, saate seda teha ka fondivärvi ja tingimusliku vormindamise ikooni põhjal.

Mitmetasandiline andmete sortimine

Tegelikult on andmekogumid harva nii lihtsad kui see, mida ma selles õpetuses kasutan.

Teie oma võib ulatuda tuhandete ridade ja sadade veergudeni.

Ja kui teil on nii suured andmekogumid, on vaja ka rohkem andmelõike ja täringuid. Mitmetasandiline andmete sortimine on üks asi, mida vajate, kui teil on suur andmekogum.

Mitmetasandiline andmete sortimine tähendab, et saate andmestiku sortida ühe veeru väärtuste alusel ja seejärel uuesti sortida teise veeru (te) väärtuste alusel.

Oletame näiteks, et teil on allpool näidatud andmekogum ja soovite neid andmeid sorteerida kahe kriteeriumi alusel:

1. Regioon
2. Müük

Selle kahe ülaltoodud kriteeriumi alusel sorteerimise väljund annab teile andmestiku, nagu allpool näidatud.

Ülaltoodud näites on meil andmed esmalt piirkondade kaupa sorteeritud ja seejärel igas piirkonnas, andmed sorteeritakse edasi müügiväärtuse järgi.

See võimaldab meil kiiresti näha, millistel müügiesindajatel läheb igas piirkonnas suurepäraselt või millistel halvasti.

Allpool on toodud sammud andmete sortimiseks mitme veeru alusel.

1. Valige kogu andmekogum, mida soovite sortida.
2. Klõpsake vahekaarti Andmed.
3. Klõpsake ikooni Sortimine (allpool näidatud). See avab dialoogiboksi Sortimine.
4. Veenduge dialoogiboksis Sortimine, et minu andmetel on päised. Kui teie andmetel pole päiseid, saate selle märkimata jätta.
5. Tehke dialoogiboksis Sortimine järgmised valikud
   • Sorteeri (veerg): piirkond (see on sortimise esimene tase)
   • Sorteeri: lahtrite väärtused
   • Järjestus: A -st Z -ni
6. Klõpsake nuppu Lisa tase (see lisab veel ühe sorteerimisvaliku taseme).
7. Sortimise teisel tasemel tehke järgmised valikud:
   • Seejärel (veerg): Müük
   • Sorteeri: väärtused
   • Järjestus: suurimast väikseimani
8. Klõpsake nuppu OK

Pro näpunäide: Dialoogiboksis Sortimine on funktsioon "Kopeeri tase". See kopeerib valitud sortimistaseme kiiresti ja saate seda hõlpsalt muuta. Funktsiooni on hea teada ja see võib lõpuks säästa teie aega, kui peate sortima mitme veeru alusel.

Allpool on video, kus näitan, kuidas Excelis mitmetasandilist sorteerimist teha:

Sortimine kohandatud loendi alusel

Kuigi Excelil on juba mõned ühised sorteerimiskriteeriumid (näiteks sorteerimine tähestikulises järjekorras tekstiga, väikseimast suurimast või suurimast väikseim numbritega, vanimast uusimani või uusimast vanim koos kuupäevadega), ei pruugi see olla piisav.

Toon näite, oletame, et mul on järgmine andmestik:

Nüüd, kui sorteerin selle piirkonna järgi tähestikulises järjekorras, on mul kaks võimalust - A kuni Z või Z kuni A. Allpool on see, mida ma saan, kui sorteerin need andmed tähestikulises järjekorras punktist A kuni Z, kasutades veergu piirkond.

Aga mis siis, kui ma tahan, et selline järjekord oleks ida, lääs, põhi, lõuna?

Loomulikult saate pärast sortimist andmeid ümber korraldada, kuid see pole tõhus viis seda teha.

Õige viis selleks oleks kohandatud loendite kasutamine.

Kohandatud loend on loend, mille Excel võimaldab teil luua ja seejärel kasutada nagu sisseehitatud loendeid (näiteks kuu- või nädalapäevade nimed). Kui olete kohandatud loendi loonud, saate seda kasutada sellistes funktsioonides nagu andmete sortimine või täitekäepide.

Mõned näited kohandatud loenditest võivad olla kasulikud:

• Andmete sortimine piirkonna/linna nime alusel
• Sorteerimine T -särgi suuruste alusel - väike, keskmine, suur, eriti suur
• Sorteerimine küsitluse vastuste põhjal - olen täiesti nõus, nõus, neutraalne, ei nõustu
• Sorteerimine tõenäosuse alusel - kõrge, keskmine, madal

Esimene samm kohandatud kriteeriumide alusel sorteerimiseks on kohandatud loendi loomine.

Excelis kohandatud loendi loomise sammud:

1. Klõpsake vahekaarti Fail
2. Klõpsake suvandil Valikud
3. Valige Exceli suvandite dialoogiboksis vasakpoolsel paanil olevast loendist „Täpsem”.
4. Kerige jaotises Täpsemalt valitud alla ja valige „Muuda kohandatud loendit”.
5. Sisestage dialoogiboksis Kohandatud loendid oma kriteeriumid loendisse Kirjed. Sisestage oma kriteeriumid komaga eraldatuna (ida, lääs, põhi, lõuna) [saate oma kriteeriumid ka importida, kui need on loetletud].
6. Klõpsake nuppu Lisa
7. Klõpsake nuppu OK

Kui olete ülaltoodud sammud lõpetanud, loob ja salvestab Excel kohandatud loendi, mida saate andmete sortimiseks kasutada.

Pange tähele, et kohandatud loendi üksuste järjestus määrab teie loendi sortimise.

Kui loote kohandatud loendi ühes Exceli töövihikus, muutub see kättesaadavaks kõigile teie süsteemi töövihikutele. Nii et peate selle looma ainult üks kord ja saate seda uuesti kasutada kõikides töövihikutes.

Kohandatud loendi abil sortimise sammud

Oletame, et teil on andmestik, nagu allpool näidatud, ja soovite selle sortida piirkondade alusel (sortimisjärjestus on ida, lääs, põhi ja lõuna)

Kuna oleme juba loonud kohandatud loendi, saame seda kasutada oma andmete sortimiseks.

Andmekogumi sortimiseks kohandatud loendi abil toimige järgmiselt.

1. Valige kogu andmekogum
2. Klõpsake vahekaarti Andmed
3. Klõpsake ikooni Sorteeri. See avab dialoogiboksi Sortimine.
4. Veenduge dialoogiboksis Sortimine, et minu andmetel on päised. Kui teie andmetel pole päiseid, saate selle märkimata jätta.
5. Valige rippmenüüst „Sortimisalus” valik „Piirkond” (või mis tahes veerg, kus on värvilised lahtrid)
6. Valige rippmenüüst „Sortimine” suvand „Lahtrite väärtused”.
7. Valige rippmenüüst Tellimus „Kohandatud loend”. Niipea kui klõpsate sellel, avaneb dialoogiboks Kohandatud loendid.
8. Valige dialoogiboksis Kohandatud loendid vasakpoolsel paanil juba loodud kohandatud loend.
9. Klõpsake nuppu OK. Kui olete seda teinud, näete sortimisjärjestuse rippmenüüst kohandatud sortimiskriteeriume
10. Klõpsake nuppu OK.

Ülaltoodud toimingud sorteerivad teie andmekogumi kohandatud sortimiskriteeriumide alusel.

Märkus. Selle alusel andmete sortimiseks ei pea te kohandatud loendit eelnevalt looma. Saate selle luua ka dialoogiboksis Sortimine. Kui klõpsate valikul Kohandatud loend (ülaltoodud sammus 7), avaneb see kohandatud loendi dialoogiboks. Seal saate luua ka kohandatud loendi.

Kohandatud loendid ei ole tõstutundlikud. Kui soovite sortida suurtähti ja suurtähti, vaadake seda näidet.

Sortimine vasakult paremale

Enamikul juhtudel sorteerite tõenäoliselt veeruväärtuste alusel, kuid mõnikord võib tekkida vajadus sortida ka rea ​​väärtuste alusel.

Näiteks soovin allolevas andmekogumis selle sortida rea ​​Piirkond väärtuste alusel.

Kuigi seda tüüpi andmestruktuur ei ole nii levinud kui veergude andmed, olen siiski näinud palju inimesi, kes töötavad sellise konstruktsiooniga.

Excelil on sisseehitatud funktsioon, mis võimaldab sortida vasakult paremale.

Nende andmete vasakult paremale sortimiseks toimige järgmiselt.

1. Valige kogu andmekogum (välja arvatud päised)
2. Klõpsake vahekaarti Andmed
3. Klõpsake ikooni Sorteeri. See avab dialoogiboksi Sortimine.
4. Klõpsake dialoogiboksis Sortimine suvandeid.
5. Valige dialoogiboksis Sortimisvalikud „Sorteeri vasakult paremale”
6. Klõpsake nuppu OK.
7. Valige rippmenüüst „Sortimisalus” rida 1. Seda tehes täpsustame, et sortimine tuleb teha rea ​​1 väärtuste põhjal
8. Valige rippmenüüst „Sortimine” suvand „Lahtrite väärtused”.
9. Valige rippmenüüst Tellimine A-Z (soovi korral saate kasutada ka kohandatud sortimisloendit)
10. Klõpsake nuppu OK.

Ülaltoodud sammud sorteeriksid andmed vasakult paremale rea 1 väärtuste alusel.

Excel ei tunne vasakult paremale sortimisel päiseid ära (ega lase isegi määrata). Seega peate andmete sortimisel veenduma, et teie päise lahtrid pole valitud. Kui valite ka päise lahtrid, sorteeritakse need vastavalt selles sisalduvale väärtusele.

Märkus. Teine võimalus andmete paremalt vasakule sortimiseks võiks olla andmete ülevõtmine ja veergude kujul hankimine. Kui see on olemas, saate kasutada mõnda seni käsitletud sortimismeetodit. Kui sortimine on tehtud, saate saadud andmed kopeerida ja ülekantud andmetena kleepida.

Allpool on video, kus näitan, kuidas Excelis andmeid vasakult paremale sortida

Kirja tõstutundlik sortimine Excelis

Seni on kogu ülaltoodud näite korral sortimine olnud juhtumitest sõltumatu.

Aga mis siis, kui soovite sorteerimise tõstutundlikuks muuta.

Õnneks võimaldab Excel teil määrata, kas soovite, et sortimine oleks tõstutundlik või mitte.

Märkus. Kuigi enamasti ei pea te muretsema tõstutundliku sortimise pärast, võib sellest abi olla siis, kui saate oma andmed andmebaasist (nt Salesforce) või kogute andmeid käsitsi ja lasete erinevatel inimestel sisestada sama teksti erinevad juhtumid. Väiketähtede tundlik sortimine võib aidata teil sama isiku/andmebaasi kõiki kirjeid koos hoida.

Oletame, et teil on allpool näidatud andmekogum ja soovite neid andmeid piirkonna veeru alusel sortida:

Allpool on toodud sammud andmete tähestikuliseks sortimiseks ja nende tõstutundlikuks muutmiseks.

1. Valige kogu andmekogum
2. Klõpsake vahekaarti Andmed
3. Klõpsake ikooni Sorteeri. See avab dialoogiboksi Sortimine.
4. Veenduge dialoogiboksis Sortimine, et minu andmetel on päised. Kui teie andmetel pole päiseid, saate selle märkimata jätta.
5. Klõpsake nuppu Valikud
6. Dialoogiboksis Sortimisvalikud märkige suvand „Kirja tõstutundlik”
7. Klõpsake nuppu OK.
8. Valige rippmenüüst „Sortimisalus” valik „Piirkond”
9. Valige rippmenüüst „Sortimine” suvand „Lahtrite väärtused”.
10. Valige rippmenüüst A kuni Z
11. Klõpsake nuppu OK.

Ülaltoodud sammud ei sorteeriks andmeid mitte ainult piirkonna järgi tähestikulises järjekorras, vaid muudaksid need ka tõstutundlikuks.

Saadud andmed leiate järgmiselt:

Kui sortite A -st Z -ni, asetatakse väiketähtede tekst suurtähtede kohale.

Algse sortimisjärjestuse saamine

Sageli võiksite Excelis andmeid sorteerides minna tagasi varasema või algse sortimisjärjestuse juurde ja alustada uuesti,

Kuigi saate Exceli tagasivõtmisfunktsiooni abil (juhtklahvi Z abil) ühe sammu korraga tagasi minna, võib see olla segane, kui olete pärast andmete sortimist juba mitu asja teinud.

Samuti saab tagasivõtmine toimida ainult seni, kuni töövihik on avatud, kuid salvestades ja sulgedes ning hiljem avades ei saa te algse sortimisjärjestuse juurde naasta.

Siin on kaks lihtsat viisi, kuidas veenduda, et te ei kaota algset sortimisjärjestust ja saate selle tagasi ka pärast andmete sortimist.

1. Tehke koopia algsest andmekogumist. Seda soovitan teil teha isegi siis, kui te ei vaja esialgset sortimisjärjestust. Teil võib olla töövihik kõigi andmetega ja seejärel lihtsalt töövihikust koopia luua ja koopiaga töötada. Kui töötan kriitiliste andmekogumite kallal, teen iga päev koopia (koos töövihiku nime osana kuupäeva või versiooninumbriga).
2. Lisage numbriseeriaga veerg. See numbriseeria läheb andmete sortimisel kõik segamini, kuid kui soovite naasta algandmete juurde, saate sortida selle numbriseeria alusel.

Selles osas lubage mul kiiresti näidata teile, mida tähendab sarja lisamine ja selle kasutamine algse sortimisjärjestuse taastamiseks.

Oletame, et teil on allpool näidatud andmekogum:

Veendumaks, et teil on võimalus need andmed pärast sortimist tagasi saada, lisage abiveerg ja lisage sinna numbriseeria (nagu allpool näidatud).

Siin on õpetus erinevate viisidega numbrite veeru kiireks lisamiseks

Kui abistajaveerg on paigas, lisage see kindlasti selle andmestiku sortimisel.

Oletame, et sorteerin need andmed piirkonna alusel ja saan lõpuks andmed, nagu allpool näidatud:

Nüüd, kui tahan naasta algse andmekogumi juurde, saan need andmed lihtsalt uuesti sorteerida, kuid abistajaveeru põhjal (madalast kõrgeni).

Lihtne… kas pole?

Kui te ei soovi abistajaveergu kuvada, saate selle peita või luua varukoopia ja seejärel kustutada.

Mõned levinumad probleemid Excelis andmete sortimisel

Selle artikli alguses näitasin teile erinevaid viise Excelis andmete sortimiseks (sh lindil olevad sortimisnupud, paremklõpsuvalikud, filtreerimisvalik ja sortimisdialoogiboks).

Ja kordan veel kord, et sortimise dialoogiboksi kasutamine minimeerib võimalused või probleemid, mis võivad tekkida.

Nüüd näitan teile, mis võib valesti minna, kui kasutate lindil olevat sortimisnuppu (allpool näidatud)

Veerupäiste tuvastamata jätmine

Oletame, et teil on allpool näidatud andmekogum:

See näeb välja nagu korralikult vormindatud andmekogum, mille päised on selgelt vormindatud lahtrivärvi ja paksus kirjas.

Seega, kui sorteerite neid andmeid nimede alusel (kasutades lindil olevaid sortimisnuppe), eeldate, et päis jääb ülaossa ja ülejäänud andmed sorteeritakse.

Aga mis juhtub, kui seda teete - päist peetakse ka tavalisteks andmeteks ja need sorteeritakse (nagu allpool näidatud).

Kuigi Excel on päiste tuvastamiseks piisavalt nutikas, ei suutnud see selles näites seda teha. Lindil olevate sortimisikooni nuppude kasutamisel ei olnud teil võimalik käsitsi määrata, et neil andmetel on päised.

Märkus. See probleem ilmneb siis, kui mul on andmekogum ja lisan ja vormindan päised ning sorteerin selle. Tavaliselt oleks Excel piisavalt tark, et tuvastada, et andmekogus on päised (eriti kui päise ja veeru andmete andmed on erinevad). Kuid sel juhul ei õnnestunud see teha, kui lisasin päise ja sorteerisin kohe. Kui ma salvestan selle töövihiku, sulgen selle ja avan selle uuesti, õnnestub Excelil kuidagi tuvastada esimene rida ja päis.

Kuigi see ei pruugi enamikul juhtudel probleem olla, on lindil olevate sortimisikoonide kasutamisel siiski võimalus, kuid dialoogiboksi kasutamine kõrvaldab selle probleemi, kuna saate määrata, et teil on päised.

Tühjade ridade/veergude tuvastamine

See sorteerimisprobleem on pisut keerulisem - ja palju tavalisem, kui arvate.

Oletame, et teil on allpool näidatud andmekogum. Pange tähele, et rida number 6 on peidetud (ja see on tühi rida).

Kui ma valin andmete neljas esimeses reas (lahtrid peidetud tühja rea ​​kohal) suvalise lahtri ja sorteerin need andmed sortimisikooni nuppude abil, sorteerib see ainult andmekogumi neli esimest kirjet (rida 2 kuni 5). Samamoodi, kui valin andmekogus peidetud tühja rea ​​all suvalise lahtri, sorteerib see ainult viimased seitse rida.

Ja kui te seda konkreetselt ei otsi, jätate tõenäoliselt selle kohutava vea vahele.

Kuidas veenduda, et te seda sortimisviga ei tee?

Veendumaks, et te ei lange selle probleemi ohvriks, peate enne andmekogumi sortimist seda kontrollima.

Enne andmete sortimist valige kogu andmestik.

Seda saate teha, valides andmestiku mis tahes lahtri ja seejärel kasutades kiirklahvi - Control + A.

Kui teie andmekogus on tühje ridu/veerge, ei valita kogu andmestikku. Selle saate tuvastada, skannides kiiresti valiku kontuuri.

Kui näete, et mõned andmed jäävad valikust välja, saate selle käsitsi valida.

Selle probleemi vältimiseks on parem esmalt peita kõik peidetud read ja veerud ning seejärel jätkata andmete sortimist, valides kogu andmekogumi või kustutades esmalt tühjad read.

Osaline sortimine (perekonnanime alusel)

Mõnikord võib teil olla andmekogum, mida soovite teksti osa põhjal sortida.

Oletame näiteks, et mul on andmestik, nagu allpool näidatud, ja ma tahan neid andmeid perekonnanime alusel sortida.

Selleks pean need andmed eraldama nii, et mul oleks ühes veerus ainult perekonnanimed. Kui see on olemas, saan seda veergu kasutada andmete sortimiseks.

Allpool on valem, mis annab mulle perekonnanime:

= PAREM (B2, LEN (B2) -FIND ("", B2))

See annab teile tulemuse, nagu allpool näidatud.

Nüüd saate nende andmete sortimiseks kasutada veergu Perekonnanimi.

Kui olete lõpetanud, saate perekonnanime veeru kustutada või peita.

Pange tähele, et ülaltoodud valem töötab, kui teil on nimed, millel on ainult ees- ja perekonnanimi ning mille vahel ei ole topeltvahesid. Kui nimede andmed on erinevad, peate valemit kohandama. Võite kasutada ka teksti veergu, et nimed kiiresti eraldada eraldajana tühikute põhjal.

See on vaid üks näide osalistel andmetel põhinevast sortimisest. Teised näited võivad hõlmata sorteerimist linnade alusel aadressil või töötaja ID -d osakonna koodide alusel.

Samuti, kui tekst, mille alusel sorteerida tuleb, asub teksti alguses, saate kasutada ainult tavalist sortimisfunktsiooni.

Muud sortimisnäited (valemi ja VBA abil)

Siiani olen selles õpetuses käsitlenud näiteid, kus oleme kasutanud Excelis sisseehitatud sortimisfunktsiooni.

Sorteerimine automaatselt valemi abil

Kui kasutate sisseehitatud sortimisfunktsiooni ja teete seejärel andmekogus muudatusi, peate selle uuesti sorteerima. Sortimisfunktsioon ei ole dünaamiline.

Kui soovite saada andmestiku, mis sorteerib automaatselt iga muudatuse korral, saate seda teha valemite abil.

Pange tähele, et selleks peate hoidma algse andmestiku ja sorteeritud andmestiku eraldi (nagu allpool näidatud)

Mul on üksikasjalik õpetus, kus käsitlen valemite abil tähestiku järgi sorteerimist. See näitab kahte meetodit selleks - abistajate veergude kasutamine ja massiivivalemi kasutamine.

Excel on kasutusele võtnud ka dünaamilise massiivi valemi SORT, millega saab seda hõlpsalt teha (ilma abistaja veergu või keerulist massiivivalemit kasutamata). Kuid kuna see on üsna uus, ei pruugi teil sellele oma Exceli versioonis juurde pääseda.

Sorteerimine VBA abil

Ja lõpuks, kui soovite mööda minna kõikidest sortimisdialoogiboksidest või muudest sortimisvalikutest, saate oma andmete sortimiseks kasutada VBA -d.

Allolevas näites on mul andmestik, mis sorteerib andmed veerupäisel topeltklõpsates. See muudab sortimise lihtsaks ja seda saab juhtpaneelidel kasutada, et muuta see kasutajasõbralikumaks.

Siin on üksikasjalik õpetus, kus ma kirjeldan, kuidas andmeid VBA abil sortida ja midagi luua, nagu eespool näidatud.

Olen püüdnud tuua palju näiteid, et näidata teile erinevaid viise, kuidas Excelis andmeid sortida, ja kõiki asju, mida peate selle tegemisel meeles pidama.

Loodan, et leidsite selle õpetuse kasulikuks.