Vaadake videot - täitke Excelis
Sageli võite kohata andmekogumit, kus ainult üks lahter on andmetega täidetud ja selle all olevad lahtrid on järgmise väärtuseni tühjad.
Midagi, nagu allpool näidatud:
Kuigi see vorming töötab mõne inimese jaoks, on seda tüüpi andmete probleemiks see, et te ei saa neid kasutada liigendtabelite loomiseks ega arvutustes kasutamiseks.
Ja sellel on lihtne lahendus!
Selles õpetuses näitan teile, kuidas kiiresti täitke Exceli lahtrid kuni järgmise täidetud väärtuseni.
Seda saate hõlpsalt teha lihtsa spetsiaalse dialoogiboksi Go-To tehnika, VBA või Power Query abil.
Nii et alustame!
1. meetod - täitke, kasutades nuppu Mine + valem
Oletame, et teil on allpool näidatud andmekogum ja soovite veerus A ja veerus B andmed täita.
Veeru B eesmärk on täita „Printer” kuni viimase tühja lahtrini selle all ja seejärel, kui „Skanner” käivitub, seejärel täitke allolevates lahtrites „Skanner”, kuni lahtrid on tühjad.
Kasutatavate sammude all minge spetsiaalsesse, et valida kõik tühjad lahtrid ja täita need lihtsa valemi abil:
- Valige andmed, mida soovite täita (meie näites A1: D21)
- Minge vahekaardile „Kodu”
- Klõpsake redigeerimisrühmas ikooni „Otsi ja vali” (see näitab rippmenüüs veel mõnda valikut)
- Klõpsake suvandit „Mine”
- Avanevas dialoogiboksis Mine minge klõpsake nuppu Special. See avab dialoogiboksi „Mine erile”
- Klõpsake dialoogiboksis Mine spetsiaalsesse nuppu Toorikud
- Klõpsake nuppu OK
Ülaltoodud sammud valiksid kõik andmekogumi tühjad lahtrid (nagu allpool näidatud).
Valitud tühjades lahtrites märkate, et üks lahter on ülejäänud valikust kergem. See lahter on aktiivne lahter, kuhu sisestame valemi.
Ärge muretsege, kus lahter valikus on, sest meie meetod töötaks igal juhul.
Nüüd on allpool toodud sammud valitud tühjade lahtrite andmete täitmiseks:
- Vajutage klaviatuuril võrdset (=) klahvi. See lisab aktiivsesse lahtrisse võrdusmärgi
- Vajutage üles -nooleklahvi. See lisab lahtri viite aktiivse lahtri kohale. Näiteks meie puhul on B3 aktiivne lahter ja kui me neid kahte sammu teeme, sisestab see lahtrisse = B2
- Hoidke juhtklahvi all ja vajutage sisestusklahvi
Ülaltoodud sammud sisestaksid automaatselt kõik tühjad lahtrid nende väärtusega.
Kuigi see võib tunduda liiga paljude sammudena, saate pärast selle meetodi tundmaõppimist mõne sekundi jooksul Excelis kiiresti andmeid täita.
Nüüd on selle meetodi kasutamisel veel kaks asja, millele peate tähelepanu pöörama.
Teisenda valemid väärtusteks
Esimene on veenduda, et teisendate valemid väärtusteks (et teil oleks staatilised väärtused ja asjad ei läheks sassi, kui tulevikus andmeid muudate).
Allpool on video, mis näitab teile, kuidas valemid Excelis kiiresti väärtusteks teisendada.
Muutke kuupäeva vormingut
Kui kasutate oma andmetes kuupäevi (nagu mina näiteandmetes), märkate, et kuupäeva veeru täidetud väärtused on numbrid, mitte kuupäevad.
Kui kuupäeva veeru väljund on soovitud kuupäevavormingus, olete hea ja te ei pea midagi muud tegema.
Kuid kui need pole õiges kuupäevavormingus, peate tegema väikese muudatuse. Kuigi teil on õiged väärtused, peate lihtsalt muutma vormingut nii, et see kuvatakse lahtris kuupäevana.
Allpool on toodud sammud selle tegemiseks.
- Valige veerg, kus on kuupäevad
- Klõpsake vahekaarti Avaleht
- Klõpsake rühmas Number rippmenüüd Vorming ja valige kuupäeva vorming.
Kui teil on vaja seda täitmist aeg-ajalt teha, soovitan teil kasutada seda Go-To eri- ja valemitehnikat.
Kuigi sellel on mõned sammud, on see lihtne ja annab teile tulemuse just teie andmekogumis.
Kuid kui peate seda tegema üsna sageli, soovitan teil vaadata järgmisi VBA ja Power Query meetodeid
2. meetod - täitke lihtsa VBA -koodi abil
Tõeliselt lihtsa VBA makrokoodi abil saate Excelis lahtrid kiiresti täita kuni viimase tühja väärtuseni.
VBA -koodi peate faili lisama ainult üks kord ja seejärel saate koodi hõlpsasti mitu korda samas töövihikus või isegi oma süsteemis mitmes töövihikus uuesti kasutada.
Allpool on VBA -kood, mis läbib valiku iga lahtri ja täidab kõik tühjad lahtrid:
'Selle VBA koodi on loonud Sumit Bansal saidilt TrumpExcel.com Sub FillDown () Iga lahtri jaoks valikul If cell = "" then cell.FillDown End If Next End Sub
Ülaltoodud kood kasutab valiku iga lahtri läbimiseks silmust For.
Ahelas For olen kasutanud tingimust If-then, mis kontrollib, kas lahter on tühi või mitte.
Kui lahter on tühi, täidetakse see ülaltoodud lahtri väärtusega ja juhul, kui see pole tühi, ignoreerib for for lihtsalt lahtrit ja liigub järgmise juurde.
Nüüd, kui teil on VBA -kood, näitan teile, kuhu see kood Excelisse panna:
- Valige andmed, mida soovite täita
- Klõpsake vahekaarti Arendaja
- Klõpsake Visual Basicu ikooni (või võite kasutada kiirklahvi ALT + F11). See avab Excelis Visual Basic Editori
- Visual Basic Editoris vasakul oleks teil Project Explorer. Kui te seda ei näe, klõpsake menüü suvandit „Vaade” ja seejärel klõpsake projektihalduril
- Kui teil on avatud mitu Exceli töövihikut, näitab Project Explorer teile kõiki töövihikute nimesid. Leidke töövihiku nimi, kus teil on andmed.
- Paremklõpsake mõnda töövihiku objekti, minge jaotisse Sisesta ja seejärel klõpsake Moodul. See lisab sellele töövihikule uue mooduli
- Topeltklõpsake ülaltoodud sammus äsja lisatud moodulil. See avab selle mooduli koodiakna
- Kopeerige ja kleepige VBA-kood koodiaknasse
- Asetage kursor koodi suvalisse kohta ja käivitage seejärel makrokood, klõpsates tööriistariba rohelist nuppu või kasutades kiirklahvi F5
Ülaltoodud sammud käivitaksid VBA koodi ja teie andmed täidetaks.
Kui soovite seda VBA-koodi tulevikus uuesti kasutada, peate selle faili salvestama makro-toega Exceli töövihikuna (laiendiga .XLSM)
Teine asi, mida saate teha, on lisada see makro oma kiirjuurdepääsu tööriistaribale, mis on alati nähtav ja teil on sellele makrole juurdepääs ühe klõpsuga (töövihikus, kus kood on taustaprogrammis).
Niisiis, järgmisel korral, kui teil on andmeid, mida peate täitma, peate tegema vaid valiku ja seejärel klõpsama kiire juurdepääsu tööriistariba makronuppu.
Selle makro saate lisada ka isikliku makro töövihikusse ja seejärel kasutada seda oma süsteemi mis tahes töövihikus.
Isiklike makro töövihikute ja neile koodi lisamise kohta lisateabe saamiseks klõpsake siin.
3. meetod - täitke Power Query abil
Power Queryl on sisseehitatud funktsioon, mis võimaldab teil ühe klõpsuga täita.
Power Query kasutamine on soovitatav, kui kasutate seda andmete muutmiseks või mitme töölehe või mitme töövihiku andmete ühendamiseks.
Olemasoleva töövoo osana saate tühjade lahtrite kiireks täitmiseks kasutada Power Query täitmisvalikut.
Power Query kasutamiseks on soovitatav, et teie andmed oleksid Exceli tabeli vormingus. Kui te ei saa oma andmeid Exceli tabeliks teisendada, peate andmete jaoks looma nimega vahemiku ja seejärel kasutama seda nimevahemikku Power Query'is.
Allpool on mul andmekogum, mille olen juba Exceli tabeliks teisendanud. Seda saate teha, valides andmestiku, minnes vahekaardile Lisa ja seejärel klõpsates tabeliikoonil.
Allpool on toodud sammud Power Query kasutamiseks andmete täitmiseks järgmise väärtuseni:
- Valige andmekogumist suvaline lahter
- Klõpsake vahekaarti Andmed
- Klõpsake rühmas Andmete hankimine ja teisendamine nuppu „Lehelt”. See avab Power Query redaktori. Pange tähele, et tühjad lahtrid näitaksid Power Query'is väärtust „null”
- Valige Power Query redaktoris veerud, mille soovite täita. Selleks hoidke all juhtklahvi ja klõpsake seejärel nende veergude päisel, mida soovite valida. Meie näites oleksid need veerud Kuupäev ja Toode.
- Paremklõpsake valitud päistel
- Minge valikule "Täida" ja seejärel klõpsake "Alla". See täidaks kõikide tühjade lahtrite andmed
- Klõpsake vahekaarti Fail ja seejärel nuppu „Sule ja lae”. See lisab töövihikusse uue tabeli koos saadud tabeliga
Kuigi see meetod võib kõlada pisut liialdusena, on Power Query kasutamise üks suur eelis see, et see võimaldab teil saadud andmeid kiiresti värskendada, kui teie esialgsed andmed muutuvad.
Näiteks kui lisate algandmetele rohkem kirjeid, ei pea te kõike ülaltoodut uuesti tegema. Saate lihtsalt paremklõpsata saadud tabelil ja seejärel klõpsake nuppu Värskenda.
Kuigi Power Query meetod töötab hästi, on parem seda kasutada siis, kui kasutate oma töövoos juba Power Queryt.
Kui teil on lihtsalt andmekogum, kuhu soovite tühjad lahtrid täita, oleks mugavam kasutada spetsiaalset meetodit Mine või VBA -meetodit (eespool käsitletud).
Nii et need on kolm lihtsat viisi, mida saate kasutada täitke tühjad lahtrid kuni järgmise väärtuseni Excelis.
Loodan, et leidsite selle õpetuse kasulikuks.
