Andmete valideerimine Excelis võimaldab teil kontrollida lahtrisse sisestatavaid andmeid. Saate piirata kasutaja sisestamist ainult määratud numbrivahemiku või teksti või kuupäevaga.
Andmete valideerimise funktsiooni abil saate luua ka Exceli ripploendi (mis on kindlasti üks Exceli lahedamaid ja võimsamaid funktsioone)
Juurdepääs andmete valideerimisele Excelis
Andmete valideerimisele Excelis pääseb juurde lindi vahekaardi Andmed kaudu.
Enamikul juhtudel on Excelis andmete valideerimist kasutada kolmel juhul:
- Kui soovite piirata andmete sisestamist teatud numbrite/teksti/kuupäevadega. Andmed, mis ei vasta valideerimiskriteeriumidele, pole lubatud.
- Kui soovite kasutajat teavitada, kui sisestate levialast välja jäävaid andmeid. Siiski on lubatud igasugune andmete sisestamine.
- Kui juhendate kasutajat, milliseid andmeid sisestada. Igasugused andmete sisestused on lubatud.
Läbime need olukorrad ükshaaval:
Kui soovite piirata andmete sisestamist teatud numbrite/teksti/kuupäevadega
Andmete valideerimine võimaldab määrata Exceli lahtrisse/lahtritesse andmete sisestamise tingimuse. Kui see on määratud, ei luba see kasutajal sisestada midagi, mis jääb sellest vahemikust välja. Sellele funktsioonile pääseb juurde, avades andmete valideerimise dialoogiboksi ja valides suvandi Seaded
Ripploendist saate valida tingimuse, mida soovite lahtrivahemikule rakendada
- Mis tahes väärtus - võimaldab lahtrisse sisestada mis tahes väärtuse.
- Terve number - võimaldab sisestada ainult terveid numbreid, lisatingimustega, näiteks suurem/väiksem kui, vahel/mitte, võrdne/mitte võrdne.
- Kümnendkoht - võimaldab kümnendkohaga numbrite sisestamist, lisatingimustega, näiteks suurem/väiksem kui, vahel/mitte, võrdne/mitte võrdne.
- Loend - loob rippmenüü, võttes üksuste loendi (vahemiku valiku või nimega vahemiku kaudu).
- Kuupäev - võimaldab sisestada kuupäevi (või selle numbri väärtust) koos täiendavate tingimustega, näiteks suurem/väiksem kui, vahel/mitte, võrdne/mitte võrdne.
- Aeg - võimaldab aja (või selle arvväärtuse) sisestamist koos täiendavate tingimustega, näiteks suurem/väiksem kui, vahel/mitte, võrdne/mitte võrdne.
- Teksti pikkus - lubab teksti tingimusel selle pikkuse.
- Kohandatud - lubab määratud kriteeriumidele vastavad väärtused. Näiteks kui kasutan valemit = A1> 10, siis on lahtris A1 lubatud ainult suuremad kui 10 numbrid.
Kui sisestate lahtrisse andmeid, mis rikuvad määratud tingimust, näitab see viga.
Kui soovite kasutajat teavitada, kui sisestatakse levialast välja jäävaid andmeid (igasugune andmete sisestamine on lubatud)
Kui eelmine jaotis käsitles kasutaja sisestamise piiramist teatud vahemikku andmete sisestamise ajal, siis see jaotis puudutab kasutaja hoiatamist, kui sisestatakse levialast välja jäävaid andmeid. Andmete sisestamine on siiski lubatud. Seda saab lubada, muutes veateate seadeid.
Veateadet saate kohandada, minnes dialoogiboksi Andmete valideerimine vahekaardile Veateade. On kolm võimalust:
- Peatamise viga - Kuvab stopp -tõrke ja ei lase kasutajal sisestada andmeid, mis jäävad määratud vahemikust välja.
- Hoiatusviga - Kuvab hoiatusvea, kuid võimaldab kasutajal sisestada andmed, mis jäävad määratud vahemikust välja.
- Teabe viga - Kuvab teabe vea, kuid võimaldab kasutajal sisestada andmed, mis jäävad määratud vahemikust välja.
Kui juhendate kasutajat, milliseid andmeid sisestada (igasugune andmete sisestamine on lubatud)
Oletame, et teil on töötajate nimekiri ja soovite saada nende liitumiskuupäeva. Kuupäeva sisestamiseks võib olla mitu vormingut (näiteks 01.01.2014 või 1. jaanuar 2014 või 1. jaanuar 2014). Järjepidevuse huvides on siiski parem saada kõik kuupäevad ühes vormingus. Siiski on hea, kui inimesed sisestavad selle mis tahes muus vormingus, kuna andmete kogumine on esmatähtis.
Seda saab teha järgmiselt.
- Valige suvaline lahter ja minge vahekaardile Andmed -> Andmete valideerimine
- Valige dialoogiboksis Andmete valideerimine vahekaart Sisesta sõnum
- Veenduge, et märkeruut „Kuva sisendsõnum lahtri valimisel” on märgitud
- Sisestage vahekaardile Sisestusteade pealkiri (maksimaalselt 32 tähemärki, valikuline) ja sisendsõnum (max 256 tähemärki)
- Klõpsake nuppu OK. Nüüd, kui klõpsate lahtril või valite selle klaviatuuri abil, kuvatakse see teade.
Cautioon: Kui teisaldate sõnumikasti oma asukohast, kuvatakse kogu sõnumikast ainult selles asendis. Seega on ohutu sõnumikasti mitte liigutada.
Seotud õpetused andmete valideerimiseks Excelis:
- Andmesisestuse lubamine ainult siis, kui sõltuv lahter on täidetud.
- Maskeeri numbrid tekstideks andmete valideerimise rippmenüüs.
- Looge rippmenüüst sõltuv valideerimine.
