Exceli automaatne parandus: täielik juhend + näiteid aja säästmiseks

Mis juhtub, kui sisestate Excelis sõna "Drnik" sõna "jook" asemel?

Märkasite, et Excel parandab selle valesti kirjutatud sõna joogiks automaatselt (nagu allpool näidatud).

Excel teadis kuidagi, et see pole õige kirjaviis, ja parandas selle õigeks.

Nüüd ei paranda see kõiki valesti kirjutatud sõnu automaatselt.

Ainult mõned!

Proovige näiteks sõna „dirnk”.

Seda ei parandataks automaatselt.

Põhjus, miks mõned sõnad on automaatselt parandatud ja teised mitte, on see, et juba on parandatud sõnade loend, mis on Excelis eeltäidetud automaatseks parandamiseks.

Märkus. Automaatparandus on Excelis vaikimisi lubatud.

Selles õpetuses selgitan, mis on automaatse korrigeerimise valikud, ja näitan teile mõningaid näiteid, kuidas seda aja säästmiseks kasutada. Ma käsitlen ka seda, kuidas saate selle keelata (st automaatparanduse välja lülitada)

Automaatse korrigeerimise valikute mõistmine

Automaatparandus loodi selleks, et aidata teil lahendada väikseid probleeme, mis võivad tekkida Excelis tippimisel või andmete sisestamisel (näiteks mõne sageli valesti kirjutatud sõna asendamisel õigete sõnadega).

See võimaldab teil ka Exceli kasutamisel rohkem kontrolli saada (nagu näeme selle õpetuse hilisemates näidetes).

Kuid kõigepealt mõistame, kus on automaatse parandamise valikud ja mis on vaikimisi saadaval.

Automaatse korrigeerimise valikute saamiseks klõpsake vahekaarti Fail.

Klõpsake ekraanil Fail nuppu "Valikud".

Klõpsake dialoogiboksis Exceli suvandid nuppu Tõestamine.

Klõpsake tõestussuvandites automaatse parandamise suvanditel.

See avab dialoogiboksi Autocorrect Options.

Lubage mul selgitada dialoogiboksi Automaatparandus erinevaid vahelehti ja nende valikuid.

Vahekaart Automaatparandus Valikud

Vahekaardil Automaatse korrigeerimise valikud on mõned valikud, mis on vaikimisi lubatud ja lahendavad mõned levinumad probleemid.

• Kuva automaatse parandamise suvandite nupud: See pole Exceli jaoks asjakohane, kuid see on mõeldud teistele MS -i rakendustele. Kui see suvand on lubatud, näete MS Wordis või MS PowerPointis automaatparanduse valikuid (nagu allpool näidatud).
• Parandage kaks algustähte: See suvand, kui see on lubatud, parandab Excelis kaks suurtähte automaatselt. Näiteks kui sisestate "HEllo", muudab see selle automaatselt "Tere"
• Lause esimene täht suurtähtedega: Kui see on lubatud, tagab see suvand, et uus lause algab suure algustähega. Näiteks kui sisestate teksti „Tere. kuidas läheb? ”, see parandatakse automaatselt„ Tere. Kuidas sul läheb?'
• Päevade nimede kirjutamine suurtähtedega: See muudab automaatselt päeva nime esimest tähte, kui sisestate väiketähti. Näiteks, kolmapäev muudetaks Kolmapäev.
• Suurtäheluku võtme juhuslik kasutamine: Kui teil on suurtähelukk ja kirjutate lause, parandab see teksti automaatselt ja keelab suurtäheluku. Näiteks kui sisestate tere, siis muudab see selle automaatselt Tere.
• Asendage tekst sisestamise ajal: Siin on Excelis juba mõned sageli valesti kirjutatud sõnad (või mõne sümboli lühikoodid). Näiteks kui sisestate (c), teisendatakse see automaatselt autoriõiguse sümboliks. Seda seetõttu, et see on selle valiku loendis täpsustatud. Saate sõnu loendisse lisada või sealt eemaldada (sellest lähemalt allpool toodud näites).

Erandite automaatparandus

Kuigi need automaatse parandamise valikud on hämmastavad, võite mõnikord soovida, et see ei toimiks eriti targalt ja parandaks need automaatselt.

Näiteks kui teil on kaubamärk AT (kus täht „s” on väiketähtedega), teisendab Excel selle automaatselt ats.

Kuigi teile meeldib kõikidel muudel juhtudel automaatparandus, saate seda teha, kui soovite selle konkreetse juhtumi välistada.

Klõpsake vahekaardil Automaatparandus vahekaarti Erandid.

Erandite automaatse parandamise dialoogiboksis saate kasutada kahte tüüpi erandeid.

1. Esimene kiri: Vaikimisi kasutab Excel tähestikku pärast punkti (punkti) suurtähtedega. Siin saate esitada mõned erandid (levinumate erandite loend on juba olemas).
2. Esialgsed korgid: Kui te ei soovi AT -sid Atsiks teisendada, saate seda siin määrata.

Automaatne vormindamine tippimise ajal

Sellel vahekaardil on kolm valikut (kõik on lubatud). Ma leian, et kõik need kolm võimalust on kasulikud.

1. Sisestage sisestamise ajal: Kui sisestate lahtrisse mis tahes hüperlingi, teisendatakse see automaatselt hüperlingiks. Mõnikord keelan selle valiku, kuna klõpsan sageli lahtril, mis võtab mõne sekundi ja avab seejärel brauseris lingi.
2. Kandideerige töötamise ajal: See lisab Exceli tabelisse automaatselt uusi ridu ja veerge, kui sisestate tabelis olevaga külgnevasse lahtrisse midagi.
3. Automaatselt teie tööna: Kui sisestate valemi Exceli tabeli veergu, sisestab see suvand sama valemi (koos kohandatud lahtriviidetega) kõikidesse veeru lahtritesse.

Vahekaart Toimingud

Microsofti rakendustes saate luua toimingu konkreetse sõna või teksti põhjal.

Excelis on saadaval ainult ühte tüüpi toiminguid - kuupäev.

Kuupäeva toiming tähendab, et kui teil on Exceli lahtris kuupäev, saate paremklõpsata ja saate mõned toimingud, mida saate selle kuupäeva jaoks teha (nt näidata seda kuupäeva kalendris või planeerida koosoleku Outlookis ).

See võib olla kasulik, kui teil on kuupäevade loend ja soovite mõned kiiresti oma kalendrisse salvestada või soovite koosoleku ajastada (Outlooki kasutades).

See suvand on vaikimisi keelatud ja peate selle Excelis kasutamiseks lubama.

Kui see on lubatud, saate seda Excelis kasutada. Kui teil on lahtris kuupäev, paremklõpsake lihtsalt ja näete allosas toiminguvõimalusi.

Matemaatika automaatparanduse vaheleht

Nii nagu saate sisestada sümboleid Exceli lahtrisse (nt Delta, Degree või Checkmark), saate matemaatilisi sümboleid sisestada ka võrrandisse.

Sellel vahekaardil on teksti, mis teisendatakse automaatselt määratud matemaatika sümboliks. Näiteks kui sisestate \ sigma, asendab see selle sümboliga σ.

Pange tähele, et see ei tööta töölehe lahtrites. See töötab ainult võrranditega.

Kuidas lisada oma sõnu Exceli automaatparandusse?

Kas soovite, et oleks mõni sõna, mis oli osa automaatkorrektuurist?

Oletame näiteks, et soovite automaatparandusele lisada sõna „drikn”, et see parandaks sõna „jooma”.

Sõna automaatparanduseks lisamiseks võite kasutada järgmisi samme.

1. Klõpsake vahekaarti Fail.
2. Klõpsake suvandil Valikud.
3. Valige dialoogiboksis Suvandid Tõestamine.
4. Klõpsake nuppu „Automaatse parandamise valikud”.
5. Sisestage dialoogiboksis Automaatparandus järgmine:
   • Asenda: drikn
   • Koos: juua
6. Klõpsake LISA
7. Klõpsake nuppu OK.

Nüüd, kui sisestate Excelis "drikn", parandab see selle automaatselt joogiks.

Enne kui näitan teile selle kasutamiseks mõningaid lahedaid näiteid, on siin mõned asjad, mida peate Exceli automaatparanduse kohta teadma:

• Automaatparanduse loend on tõstutundlik. See tähendab, et olete lisanud sõna „drikn” asendama sõnaga „jook”, see töötaks ainult väiketähega. Kui sisestate „Drikn” või „DRIKN”, siis seda ei parandata.
• See muudatus salvestatakse Excelisse ja see on olemas isegi siis, kui sulgete töövihiku ja avate selle uuesti. Kui te seda enam ei soovi, peate selle käsitsi kustutama.
• Muutus toimub ainult siis, kui kasutatakse täpset sõna. Näiteks kui kasutate „drikns”, ei parandata seda automaatselt. Et see toimiks, ei tohi sõnal vahetult enne ega pärast märke olla.
• Kui määrate Excelis automaatse paranduse, aktiveeritakse see automaatselt teistes MS -i rakendustes, näiteks MS Word või MS PowerPoint.

Automaatparandus loodi tavaliste õigekirjavigade parandamiseks. Kuid saate seda kasutada ka mõnel suurepärasel viisil, et säästa aega.

Seotud: Õigekirjakontroll Excelis.

Allpool on mõned kasulikud näited automaatse paranduse kasutamiseks (v.a valesti kirjutatud sõna parandamine).

Näide 1: kasutage lühendite lõpetamiseks automaatset parandust

Kujutage ette, et töötate ettevõttes ABC Technology Corporation Limited.

Teie töö hõlmab Excelis palju andmete sisestamist ja peate mitu korda päevas ettevõtte täieliku nime käsitsi sisestama.

Ükskõik kui kiiresti tippite, tundub see ajaraiskamisena.

Kas te ei sooviks, et oleks olemas viis, kuidas sisestada lihtsalt ABC (või mis iganes soovite) ja Excel asendab selle ettevõtte nimega?

Siin võib aidata automaatkorrektsiooni suurepärasus.

Saate määrata automaatkorrektuuri lühendi ja alati, kui seda lühendit kasutate, teisendab Excel selle automaatselt määratud tekstiks.

Näiteks saate määrata, et iga kord, kui sisestate ABC, peaks Excel selle automaatselt asendama sõnaga „ABC Technology Corporation Limited”.

Midagi, nagu allpool näidatud:

See juhtub siis, kui lisate Excelisse automaatse paranduse, kuhu tuleks ABC -d parandada ”(nagu näidatud allpool automaatse parandamise dialoogiboksis).

Mis siis, kui soovite sisestada ABC ja mitte täisnime?

Kui te ei soovi, et automaatparandus muudaks ABC täisnimeks, vajutage lihtsalt ABC taastamiseks klahvikombinatsiooni Control + Z.

Control + Z kasutamise ajal on parem valida lühend, mida te oma töös tõenäoliselt ei kasuta. See tagab, et teil pole võimalust saada täielik nimi kogemata (kui soovisite ainult lühendit).

Allpool on mõned stsenaariumid, mille puhul see automaatse parandamise trikk võib säästa palju aega:

• Failide või kaustade nimed saate kiiresti sisestada (selle asemel, et seda iga kord kopeerida-kleepida).
• Kui teil on meeskonnaliikmete loend, saate nende nimede kiireks sisestamiseks kasutada nende initsiaale.

Ettevaatust: kõik Excelis määratud automaatse parandamise valikud aktiveeritakse ka teistes MS -i rakendustes, näiteks MS Word või MS PowerPoint. Sellistel juhtudel on parem kasutada lühendeid, mida te mujal tõenäoliselt ei kasuta.

Näide 2: sümbolite kiire sisestamine (näiteks kraad või delta)

Mõned sümbolid on Excelis raskesti sisestatavad/trükitavad, kuna need pole klaviatuuril juba saadaval (nt kraadisümbol või kolmnurk või sümbol).

Peate teadma kiirklahvi (mis on sageli pikad ja keerulised) või peate kasutama dialoogiboksi Sisesta sümbol (mis võtab aega).

Kui teil on mõnda sümbolit, mida peate üsna sageli kasutama, võite kasutada funktsiooni Autocorrect, et anda neile sümbolitele koodnimi või lühend.

Nüüd, kui peate selle sümboli sisestama, saate lihtsalt kasutada koodnime ja see parandatakse sellele sümbolile automaatselt.

Allpool on näide, kus ma kasutan Exceli kraadi sümboli saamiseks koodi DEGSYM.

Selleks tehke Exceli automaatparanduse dialoogiboksis järgmised muudatused:

Näide 3: Automaatparanduse abil kirjutage valemid kiiremini

See trikk (mille ma sellest blogist õppisin) on pisut kaugeleulatuv, kuid kui töötate paljude pikkade valemitega, võib see teie aega kokku hoida.

Allpool on valem, mis ühendab kolme lahtri teksti, mis on jäetud lahtrisse, milles seda valemit kasutatakse:

= KAUDNE (AADRESS (RIDA (), VEERG ()-3) & KAUDNE (AADRESS (RIDA (), VEERG ()-2) & KAUDNE (AADRESS (RIDA (), VEERG ()-1))

Nüüd, kui teil on sageli vaja sellist valemit luua, on parem luua sellele lihtne kood ja kasutada seda automaatparanduses.

Sel juhul olen valemi saamiseks kasutanud automaatses korrigeerimises koodi „com3”.

Nüüd saate koodi „com3” abil saada kogu valemi mõne klahvivajutusega (nagu allpool näidatud):

Märkus: Nagu ma mainisin, ei peaks enamik teist seda kunagi kasutama, kuid see on siiski hea nipp (igaks juhuks). Ülaltoodud näide on tegelik juhtum, kus ma kasutan seda praegu ühes oma projektis, et säästa aega.

Kuidas automaatparandus täielikult välja lülitada

Kuigi ma usun, et automaatparandus on suurepärane funktsioon, ei pruugi see kõigile olla asjakohane.

Ja mõnel juhul võib see tegelikult ärritada. Näiteks kui sisestate (c) või (r) või ™, muudab Exceli automaatparandus teksti automaatselt (© või ® või ™)

Sellistel juhtudel on parem automaatparandus välja lülitada või vähemalt kustutada terminid, mida te ei soovi automaatselt parandada.

Automaatse korrigeerimise väljalülitamiseks toimige järgmiselt.

1. Klõpsake vahekaarti Fail.
2. Klõpsake suvandil Valikud.
3. Valige dialoogiboksis Suvandid Tõestamine.
4. Klõpsake nuppu „Automaatse parandamise valikud”.
5. Tühjendage dialoogiboksi Automaatparandus vahekaardil Automaatparandus märkeruut „Asenda tekst sisestamise ajal”.

Märkus. Ülaltoodud sammud lülitaksid automaatse täitmise funktsiooni täielikult välja, kui see asendab teatud teksti määratud tekstiga. See võib tähendada ka seda, et neid tavaliselt valesti kirjutatud sõnu enam ei parandata.

Kuidas keelata/asendada mõned sõnad automaatse parandamise eest

Kui soovite säilitada üldise funktsiooni „Asenda tekst sisestamise ajal”, kuid soovite mõningaid erandeid, leiate sõna loendist ja kustutage see käsitsi (või muutke seda).

Allpool on toodud sammud selle tegemiseks.

1. Klõpsake vahekaarti Fail ja seejärel suvandit Valikud (avaneval failiekraanil).
2. Valige dialoogiboksis Suvandid Tõestamine.
3. Klõpsake nuppu „Automaatse parandamise valikud”.
4. Valige dialoogiboksis Automaatparandus vahekaardil Automaatparandus sõna, mille soovite kustutada.
5. Klõpsake nuppu Kustuta.

Saate sõna ka automaatparanduses asendada. Näiteks selle asemel, et (c) muutuda autoriõiguse sümboliks, saate seda kasutada sõnaks - autoriõigus.

Sõna asendamiseks mõne muu tekstiga leidke ja muutke tekst ning seejärel klõpsake nuppu Asenda.

Kuidas Exceli automaatparandusi tagasi võtta

Kui kirjutate midagi ja Excel muudab seda automaatse parandamise tõttu, saate algse teksti tagasi, vajutades klahvikombinatsiooni Control + Z.

Näiteks kui sisestate Exceli lahtrisse (c) ja vajutate tühikuklahvi, teisendatakse see koheselt autoriõiguse sümboliks.

Aga kui kasutate nüüd Control + Z, läheb see tagasi (c) ja jääb selliseks.

Kuigi automaatparandus on funktsioon, mida enamik Exceli kasutajaid ei pea kunagi kohandama, on hea teada mõningaid viise, kuidas seda aja säästmiseks kasutada (nagu näidetes näidatud).

Olen hiljuti hakanud seda kasutama mõne valemi jaoks, mis on üsna suured, kuid kasutan neid sageli (nagu on näidatud näites 3).