Excel on meie elu mitmel viisil lihtsamaks teinud. Siiski on mõned Exceli probleemid, mis jätkuvalt raiskavad meie aega ja tõstavad pettumust. Need on väikesed probleemid, mida saab mõne sekundiga lahendada, kuid kui ei tea, kuidas seda õigesti teha, võib kuluda palju aega.
24 Exceli nippi igapäevaseks tööks
Selles blogipostituses lubage mul tutvustada 24 Exceli nippi, mis säästavad palju aega ja energiat. Kui töötate Exceliga, satute varem või hiljem hätta asjaga, mis tundub võimatu.
Siin on mõned kiirparandused, mis seda võimaldavad.
Exceli trikk nr 1 - valemite kopeerimine -kleepimine viiteid muutmata
Seda juhtub kogu aeg. Proovite valemiga lahtrit teise lahtrisse kopeerida ja see läheb kõik segamini. See juhtub seetõttu, et viited muutuvad, kui kopeerite teise kohta (välja arvatud juhul, kui olete muidugi range ja parandate kõik viited).
Siin on kiire lahendus:
- Valige lahtrid, mida soovite kopeerida.
- Minge avalehele -> Number. Valige rippmenüüst Arvuvorming tekst. See muudab lahtri vormingu tekstiks.
- Redigeerimisrežiimi sisenemiseks vajutage F2. Nüüd hoidke all juhtklahvi ja vajutage sisestusklahvi.
- Kopeerige lahtrid.
- Minge sihtkoha lahtrisse ja kleepige.
- Muutke vorming tekstist üldiseks.
- Vajutage F2 ja vajutage Control + Enter.
- Ja sa oled valmis !!.
Siin on veel üks suurepärane meetod Exceli MVP Tom Urtise poolt (kasutades otsi ja asenda) [kiitus Dave Brunsile ExcelJetist selle meetodi näitamise eest]
Exceli trikk nr 2 - täitekäepide ei ilmu
Ma näen, et selle probleemiga seisavad silmitsi nii paljud inimesed. Täitekäepide lihtsalt ei ilmu tööle.
Siin on parandus:
- Avage Fail -> Valikud.
- Valige suvandidialoogi kastis Täpsem.
- Märkige valik „Luba täitekäepide ja lahtrite lohistamine”.
Exceli trikk nr 3 - number tekstina
Ma jään sellega palju kordi jänni. Numbrid on vormindatud tekstina ja ei tööta valemites hästi.
Siin on kiire lahendus:
- Lisage lahtrile 0. See hoiab numbri puutumatuna ja seda saab kasutada valemites.
Paljud inimesed kasutavad numbrite tegemiseks numbri ees apostroofi (’). See exceli trikk töötaks ka sel juhul.
Exceli trikk nr 4 - Valemid tuleb väärtusteks teisendada
See on lihtne. Kui teil on valemeid väärtusteks teisendamiseks, toimige järgmiselt.
- Kopeerige lahtrid.
- Paremklõpsake ja valige Paste Special.
- Valige spetsiaalse dialoogi kleepimise kastis väärtused (Klaviatuuri otsetee - Alt + E + S + V).
- Klõpsake nuppu OK.
Vaata ka: Lisateave spetsiaalsete otseteede kleepimise kohta.
Exceli trikk nr 5 - kursor on kinni - ei saa aktiivseid lahtreid nooleklahvidega muuta
Kui see minuga esimest korda juhtus, sulgesin Exceli töövihiku ja taaskäivitasin süsteemi. Probleemi saab muidugi hõlpsalt lahendada ilma taaskäivitamiseta.
Antud juhul on probleem selles, et olete kogemata kerimisluku aktiveerinud.
Lülitage see välja ja minge edasi.
Exceli trikk nr 6 - VLOOKUP/MATCH ei tööta isegi vaste korral
Näete, et 2 väärtust sobivad ideaalselt, kuid valem VLOOKUP või MATCH ütleks ikkagi, et vastet pole.
Argghhhhh…
Siin on süüdlased lisaruumid. Kui tekstis on esi- või lõppruumi (või sõnade vahel rohkem kui üks tühik), ei loeks Excel seda täpseks vasteks ja teie valem paiskab ootamatuid tulemusi.
Vastupidi - kasutage TRIM funktsiooni. See eemaldab kõik esi- ja lõppruumid ning kõik tühikud sõnade vahel.
Vaata ka: Paljusid probleeme saab lahendada, kui teate, kuidas oma andmeid Excelis puhastada.
Exceli trikk #7 - soovite teksti lahtritesse peita
Mõnikord peate võib -olla lahtrisse teksti/numbreid peitma, et kasutaja seda ei näeks.
Selleks on 2 võimalust:
- Hea: Muutke teksti font valgeks (või mis iganes värvi taust on).
- Parem: Valige lahter ja vajutage klahvikombinatsiooni Control + 1. See avab dialoogiboksi Lahtrite vormindamine. Valige numbrikaardil Kohandatud ja tippige vorming ;;;
Exceli trikk nr 8 - vaja kopeerida ainult nähtavaid lahtreid
- Küsimus: Mis juhtub, kui kopeerite lahtrivahemiku, milles on peidetud ridu/veerge, ja kleepite selle kuhugi?
- Vastus: Kõik lahtri väärtused (nähtav + peidetud) kopeeritakse ja kleebitakse.
- Mure: Ma ei taha kopeerida peidetud lahtrite väärtusi.
- Lahendus: Valige lahtrid ja vajutage Alt +; (see valib ainult nähtavad lahtrid). Nüüd kleepige kõikjale ja ainult nähtavad lahtrid kleebitakse.
Exceli trikk nr 9 - valige kõik tühjad lahtrid korraga
Impordin sageli andmeid erinevatest andmebaasidest. Paljud nende andmete lahtrid on tühjad, kuhu pean sisestama 0 või N/A. Kiire viis kõigi tühjade lahtrite valimiseks:
- Valige kõik vahemiku lahtrid.
- Minge avalehele -> redigeerimine -> otsige ja valige -> avage eri.
- Valige väljal Mine spetsiaalsele dialoogile tühjad toorikud.
- Klõpsake nuppu OK.
See valib kõik tühjad lahtrid. Kõigi lahtrite 0 sisestamiseks tippige 0 (see sisestab väärtuse aktiivsesse lahtrisse) ja vajutage klahvikombinatsiooni Control + Enter.
Exceli trikk nr 10 - peate tekstist reavahed eemaldama
Kui teil on palju reavaheid ja soovite need katkestused eemaldada, võtab see käsitsi tegemine palju aega.
Oleks kahju, kui peate seda käsitsi tegema.
Proovige seda kiiret lahendust:
- Valige andmed
- Minge avalehele -> Otsi ja vali -> Asenda (Klaviatuuri otsetee - Control + H)
- Dialoogikastis Otsi ja asenda:
- Otsige üles: vajutage klahvikombinatsiooni Control + J (te ei pruugi näha midagi peale vilkuva punkti)
- Asenda: tühikuklahv (vajutage tühikut üks kord)
- Klõpsake nuppu Asenda kõik (veenduge, et sõnade mähkimine oleks lubatud)
https://www.youtube.com/watch?v=zj_OTwwt7Tg
Vaata ka: Lugege lisateavet hämmastavate asjade kohta, mida otsimine ja asendamine teie heaks teha saab.
Exceli trikk nr 11 - Lahtrite ühendamisel sortimine ei tööta
Muidugi ei tee seda.
Seda ei tehtud nii. Kuid see ei tähenda, et te ei saaks seda, mida soovite. Siin on Merge ja Center asendaja ning selle nimi on Center Across Selection.
Siin on õige viis lahtrite ühendamiseks Excelis:
- Valige lahtrid, mida soovite ühendada (ainult veerud. Ridade puhul jätkake ja kasutage ühendamist ja tsentreerimist).
- Lahtrite vormindamise dialoogiboksi avamiseks vajutage klahvikombinatsiooni Control + 1.
- Minge vahekaardile Joondamine.
- Valige rippmenüüst Horisontaalne valik Valiku keskel.
- Klõpsake nuppu OK.
Nüüd on teil midagi, mis näeb välja sama ja töötab suurepäraselt sortimisega.
Exceli trikk nr 12 - andmetel on duplikaate
Dubleerivate andmetega saate teha kahte asja - Tõstke see esile või Kustuta see
- Tõstke esile korduvad andmed: Valige andmed ja minge avalehele -> Tingimuslik vormindamine -> Esiletõstetud lahtrite reeglid -> Kordavad väärtused.
- Määrake vorming ja kõik duplikaatväärtused tõstetakse esile.
- Kustuta andmete duplikaadid: Valige andmed ja avage Andmed -> Eemalda duplikaadid.
- Valige, kas teie andmetel on päised, seejärel valige veerg ja klõpsake nuppu OK. See eemaldab duplikaadid loendist. Kui soovite, et algne loend oleks puutumatu, kopeerige ja kleepige andmed mõnda muusse kohta ja tehke seda.
Seotud: Ultimate juhend Exceli duplikaatide leidmiseks ja eemaldamiseks
Exceli trikk nr 13 - peate kontrollima õigekirjavigu
Õigekirjakontrolli käivitamiseks vajutage F7.
Siin on üksikasjalik õpetus õigekirjakontrolli kasutamise kohta Excelis.
Exceli trikk nr 14 - Suurte andmekogumite allapoole kerimine peidab veergude pealkirjad
Selle lahendamiseks on 2 võimalust.
- Kasutage Exceli tabeli funktsiooni: Exceli tabeli funktsiooni kasutamine tagab, et alla kerides on päised alati nähtavad. Hea tava kohaselt tuleks Exceli tabelit alati kasutada koos tabeli andmetega, kuna sellel on mõni väga võimas ja kasulik funktsioon. Lisateave Exceli tabelite kohta
- Tasuta paanide valikute kasutamine: Kui soovite, et nähtav oleks rohkem kui päis (näiteks alamrubriigi või selliste väärtuste puhul, nagu alguses, keskmine, keskmine), kasutage funktsiooni Exceli külmutamine. Selleks tehke järgmist.
- Valige kogu rida, mille kohal soovite read külmutada (või selle rea vasakpoolseim lahter)
- Avage Vaade -> Paneelide külmutamine -> Paneelide külmutamine
See võimaldab teil allapoole kerides alati näha fikseeritud ridu.
Exceli trikk nr 15 - aja raiskamine Suurte andmekogumite korral edasi -tagasi kerimine
Kui töötate tohutute andmekogumitega ja peate mõnele andmepunktile viitamiseks kerima üles ja alla (või paremale ja vasakule), saate säästa palju aega ja kerimist - kasutades Jagatud aken tunnusjoon.
See funktsioon võib teie akna jagada kaheks või neljaks osaks ja igal osal on oma kerimine lubatud. Nii et kui peate veerus A töötades viitama näiteks veeru CZ andmetele, on see funktsioon teie jaoks ideaalne.
- Avage Vaade -> Aken -> Jagatud.
See jagab töölehe neljaks osaks. Iga osa saab juhtida täiendava kerimisribaga (vertikaalne ja horisontaalne). Kui soovite ainult vertikaalset jaotust, lohistage horisontaalne poolitusjoon alla (ja see kaob).
Exceli trikk nr 16 - silumisvalem
Vastamata koma, vale viide, puuduvad argumendid, vale sulgude asukoht ja nii edasi … Valemiga vale tulemuse põhjuseid võib olla sadu.
Valemi silumine võib olla valus, eriti kui selle on loonud keegi teine. Siin on võimalus seda lihtsaks ja lihtsaks muuta. Valemi silumiseks toimige järgmiselt.
- Valige lahter, millel on valem.
- Avage Valemid -> Valemite auditeerimine -> Valemi hindamine (Klaviatuuri otsetee Alt + TUF).
- Valemi hindamiseks Excelis klõpsake nuppu Hindamine.
Soovite valemi osa siluda - Siin on veel üks viis klahvi F9 kasutamiseks
Exceli trikk nr 17 - Excel lisab valemi redigeerimise ajal lahtriviite
See on vaieldamatult üks ärritavamaid Exceli probleeme, millega ma peaaegu iga päev kokku puutun. Kujutage ette, et teil on tohutu valem, vajutate valemi muutmiseks klahvi F2 (lahtris või tingimusvormingus või nimega vahemikus) ja niipea, kui vajutate selle osa muutmiseks vasakut klahvi, lisab Excel mõne soovimatu lahtri viite. Excel teeb seda mõnikord, kuna ei tea, et olete redigeerimisrežiimis. Praegust režiimi näete ekraani vasakus alanurgas.
Tee on lihtne, vajutage üks kord klahvi F2 redigeerimisrežiimi sisenemiseks ja nüüd saate oma valemis vabalt ringi liikuda.
Exceli trikk nr 18 - liiga palju nimega vahemikke (nimesid ei mäleta)
Ma kasutan Named Ranges palju. Sellel on palju eeliseid ja seda on lihtne kasutada. Aga mis siis, kui nimega vahemikke on liiga palju ?? Kas peaksite nime saamiseks ikka ja jälle tagasi nimehalduri juurde minema?
EI !!
Kasutage lihtsalt otseteed F3. See kuvab teie töövihikus kõigi nimetatud vahemike nimed. Lihtsalt topeltklõpsake seda, mida soovite kasutada, ja see kleebitakse (valemis, kui seda teete, või lehel)
Küsimus teile? Mis juhtub, kui teil on palju nimevahemikke ja vähendate suumi alla 40%? Ma jätan selle teie jaoks selgeks.
Exceli trikk nr 19 - vea viga igal pool
Viga on teie arvutustabelis üks kole laik. Kuid mõnikord on vead vajalik kurjus. Võib -olla soovite, et teie valem tagastaks vea (näiteks kui otsinguväärtust VLOOKUPis ei leitud). Kuid te ei pea ühe vaatamise tagajärgi läbima. Kasutage lihtsalt IFERRORi.
IFERROR ei tööta Exceli versiooni 2003 ja varasemate versioonide puhul. Sellisel juhul kasutage kombinatsiooni IF ja ISERROR.
Exceli trikk nr 20 - peate kõik kommentaarid kiiresti kustutama
Kasutan sageli malle, millel on kommentaare. Kõigi kommentaaride eemaldamine on üks tööleht, mida teen alati, kui alustan otsast. Siin on kiire viis kõigi kommentaaride korraga valimiseks ja kõigi kustutamiseks:
- Valige kõik lahtrid.
- Minge avalehele -> redigeerimine -> otsige ja valige -> avage eri.
- Valige kastis Mine spetsiaalsele dialoogile kommentaarid.
- Klõpsake nuppu OK.
See valib kõik lahtrid, millel on kommentaare. Nüüd minge ükskõik millisele valitud lahtrile, paremklõpsake ja valige Kustuta kommentaar
Exceli trikk nr 21 - vahetage ainult Exceli arvutustabelite vahel
Kas olete üks neist, kes avab korraga miljoneid rakendusi.
Mul on sageli korraga avatud Google Chrome, Excel, PowerPoint, Kindle, Mozilla Firefox, Email ja palju muid rakendusi.
Enamik meist kasutab erinevate avatud rakenduste vahel liikumiseks Alt + Tab, kuid mis siis, kui soovite liikuda ainult avatud Exceli töövihikute kaudu. Kasutamine Control + Tab selle asemel.
Exceli trikk nr 22 - kuvage number tekstiga
Kas soovite numbrit 100 kuvada 100 miljoni või 100 grammini? Saate seda teha ja kasutada seda numbrit arvutustes. Nipp seisneb õige numbrivormingu tundmises. 100 kuvamiseks 100 miljonina:
- Minge lahtrisse, kus on numbrid (või valige kõik lahtrid, kus soovite seda rakendada).
- Vajutage klahvikombinatsiooni Control + 1.
- Vahekaardil Number minge valikule Kohandatud (vasakul paanil).
- Muutke üldine üldiseks miljoniks.
Kohandatud numbrivorming on omaette rõõm. Õppige kohandatud numbrivormingu abil hämmastavat trikki
Exceli trikk nr 23 - kerige tohutu andmekogumi abil kiiresti paremale
Oletame, et teil on tohutu andmekogum, mis hõlmab palju veerge (näiteks 200 veergu). Ja peate oma andmeid sageli sirvima. Millistel viisidel saate seda teha.
- Tavaline viis 1: kasutage paremat nooleklahvi (ja katke iga veerg ükshaaval).
- Tavaline viis 2: jätke klaviatuur, hoidke hiirest kinni, valige kerimisriba ja kerige.
- Siin on kolmas mitte nii tavaline viis-kasutamine Alt + klahv PageDown. See teeb seda, mida Page down teeb ridade jaoks. See hüppab korraga 20 veergu.
Exceli trikk nr 24 - kannatab aeglase arvutustabeli all
Me kõik oleme selle läbi elanud. Exceli arvutustabelitel on kalduvus minna liiga aeglaselt.
Mõned alltoodud sammud võivad aidata asju kiirendada. [Kirjutasin üksikasjalikuma artikli arvutustabelite kiirendamise kohta. Lugemiseks klõpsake siin]
- Kasutage abistaja veerge.
- Vältige lenduvat valemit.
- Kasutage automaatse arvutamise asemel käsitsi arvutamise režiimi.
- Kasutage eluaseme andmete jaoks Exceli tabeleid.
- Vältige massiivi valemit.
Need on minu 24 parimat Exceli trikki (mingis kindlas järjekorras). Olen kindel, et neid on veel sadu, kuid inimene saab korraga kirjutada vaid nii palju !! 😉
Jagage oma nimekirja parimatest igapäevastest tõrkeotsingu nippidest, mida töö tegemiseks kasutate 🙂
Kasulikud Exceli ressursid:
- Kasulikud Exceli intervjuu küsimused + vastused.
- Tasuta online Exceli koolitus.
- Tasuta Exceli mallid.
- Diagrammi vormindamise kopeerimine Excelis
