10 näpunäidet Exceli andmete sisestamiseks, mida te ei saa endale lubada

Excel on hämmastav tööriist, millel on põnevad võimalused andmete analüüsimiseks (olgu selleks siis funktsioonide, diagrammide või armatuurlaudade kasutamine). Andmete Excelisse sisestamise ja salvestamise lihtsus muudab selle veenvaks.

Selles blogipostituses olen loetlenud 10 kasulikku Exceli andmete sisestamise näpunäidet, mis muudavad teid tõhusamaks ja säästavad palju aega.

#1 Kasutage Exceli andmete sisestamise vormi

Exceli andmete sisestamise vorm võimaldab teil olemasolevale andmekogumile kirjeid lisada. See annab hüpikvormi, mille kasutaja saab täita. See on eriti mugav, kui andmekogumil on palju veerge ja see nõuaks andmepunktide sisestamisel ikka ja jälle paremale ja vasakule kerimist.

Andmevormi funktsioon pole Exceli lindil juba saadaval. Peame selle esmalt kättesaadavaks tegema, lisades selle kiirjuurdepääsu tööriistaribale.

Exceli andmesisestusvormi lisamine kiirjuurdepääsu tööriistaribale

1. Avage kiirjuurdepääsu tööriistariba, paremklõpsake ja valige Kohanda kiire juurdepääsu tööriistariba.
   
2. Valige dialoogiboksis Exceli suvandid kõik käsud ja minge vormile. Valige Vorm ja vajutage Lisa. See lisab kiirvormimise tööriistaribale andmevormide ikooni.
   

Exceli andmete sisestamise vormi kasutamine

1. Valige andmevahemiku suvaline lahter ja klõpsake kiirjuurdepääsu tööriistariba andmevormi ikooni.
2. Vormil Hüpikandmed on kõik veergude pealkirjad loetletud vertikaalselt. Täitke iga pealkirja andmed kõrvalolevas tekstikasti.
3. Kui olete andmed sisestanud, vajutage sisestusklahvi.
4. Uue kirje lisamiseks klõpsake nuppu Uus.

Kasutades Exceli andmete sisestamise vormi, saate navigeerida ka olemasolevatel andmetel (ridade kaupa) või leida andmeid kriteeriumide täpsustamise teel (proovige seda klõpsates kriteeriumide nupul).

#2 Sisestage kiiresti numbrid fikseeritud kümnendarvudega

Kui teil on olukord, kus peate Excelis käsitsi sisestama andmeid, millel on ka kümnendkoht, võib see trikk olla väga kasulik. Oletame näiteks, et peate õpilaste hinded sisestama protsentides kuni kahe kümnendkoha täpsusega. Saate lubada funktsiooni, kus sisestate lihtsalt numbrid, ilma et peaksite iga kord nupuklahvi vajutama. Selle lubamiseks tehke järgmist.

1. Avage Fail -> Valikud.
2. Valige Exceli suvandite dialoogiboksis Täpsem.
3. Täpsemates suvandites märkige suvand „Kümnendkoha automaatne sisestamine”.
4. Määrake soovitud kümnendkohtade arv (näiteks sel juhul 2).

Nüüd, kui sisestate mis tahes numbri, asetab Excel automaatselt kaks viimast numbrit pärast koma. Seega saab 1 -st 0,01, 10 -st 0,1, 100 -st 1, 2467 -st 24,67 ja nii edasi …

Kui olete andmete sisestamise lõpetanud, lülitage see lihtsalt välja, tühistades sama valiku.

#3 Lisage numbritele järjekord automaatselt

Jah, ordinaalide lisamiseks saate kasutada Exceli funktsioonide kombinatsiooni (nt VÄÄRTUS, PAREM, KUI VÕI) („st” 1., „nd” 2. jne).

Siin on valem:

= A1 & IF (VÕI (VÄÄRTUS (PAREM (A1,2))) = {11,12,13}), "th", IF (VÕI (VÄÄRTUS (PAREM (A1))) = {1,2,3}), VALI (PAREM (A1), "st", "nd", "rd"), "th"))

#4 Täitke klahvikombinatsiooni Control + D abil

See on suurepärane Exceli andmete sisestamise trikk. Kui peate ülaltoodud lahtri kopeerima, vajutage lihtsalt klahve Control + D.

See kopeerib nii sisu kui ka vormingu. Kui ülaltoodud lahtris on valem, kopeeritakse valem (kohandatud viidetega).

See toimib ka rohkem kui ühe lahtri puhul. Nii et kui soovite kogu ülaltoodud rida kopeerida, valige praegune rida ja vajutage klahvikombinatsiooni Control + D.

Kui valite rohkem kui ühe lahtri/lahtri, kopeeritakse ülaltoodud lahter kõikidesse lahtritesse.

Vaata ka: 200+ Exceli klaviatuuri otseteed.

#5 Sisestage kiiresti Exceli lahtritesse kuupäev/kellaaeg

Kas praegust kuupäeva ei mäleta? Ärge muretsege, vajutage lihtsalt Control +; (semikoolonvõti) ja see sisestab lahtrisse praeguse kuupäeva.

Samamoodi saate sisestada praeguse aja otsetee abil Control + tõstuklahv +: (koolon)

Pidage meeles, et need on absoluutsed väärtused ja ei muutu, kui kuupäev või kellaaeg muutuvad. Kui soovite dünaamilist kuupäeva ja kellaaja väärtust, mis muutub töövihiku avamisel või uuesti arvutamisel, kasutage funktsioone TÄNA ja KOHE.

Vaata ka: Kuidas Excelisse kuupäeva ja ajatemplit automaatselt sisestada.

#6 Control + Enter, et täita kogu valik aktiivse lahtri sisuga

Kui valite Excelis mitu lahtrit, on üks lahtritest heleda varjundiga (võrreldes ülejäänud valitud lahtritega) aktiivne lahter. Kui sisestate valiku tegemisel midagi aktiivsesse lahtrisse ja vajutage Control + Enter, väärtus sisestatakse kõikidesse valitud lahtritesse.

See kehtib ka valemite kohta. Kui sisestate aktiivsesse lahtrisse valemi ja vajutate klahvikombinatsiooni Control + Enter, saavad kõik lahtrid selle valemi (kohandatud viidetega).

#7 Alt + allanool, et saada selle veeru kõigi unikaalsete väärtuste loend

See võib säästa aega, mille muidu võite tippimisel raisata. Oletame, et sisestate andmed tegevuse olekuga veergu (Valmis, valmis). Olekut tippimise asemel tuleb ikka ja jälle lihtsalt paar lahtrisse tippida ning seejärel saab kasutada klaviatuuri otseteed Alt + allanool. See annab teile nimekirja kõik unikaalsed kirjed ja saate loendist kiiresti valida.

Kui soovite valida eelnevalt määratud suvandite hulgast, saate koostada ripploendi.

#8 Sirvige kiiresti töövihiku mitu töölehe vahelehte

See säästab tonni aega. Töövihiku mitme töölehe vahekaardi vahel navigeerimiseks kasutage lihtsalt klaviatuuri otseteed Control + Page Up/Page Down.

Vaata ka: 200+ Exceli klaviatuuri otseteed.

#9 Sisestage pikk tekst, kasutades lühendeid

Kui peate töölehele ikka ja jälle pikki nimesid või märksõnu sisestama, tuleks see trikk kasuks.

Näiteks võite soovida, et alati, kui sisestate ABC, peaks Excel selle automaatselt asendama tootega ABC Technology Corporation Limited.

Midagi, nagu allpool näidatud:

Seda funktsiooni saab lubada automaatse korrigeerimise suvandite abil. Lugege, kuidas seda lubada.

#10 Sisestage andmed mitteseotud vahemikku

Oletame, et teil on mall, nagu allpool näidatud, ja peate sisestama andmed kõikidesse punasega esile tõstetud lahtritesse nooltega määratud järjekorras.

Siin on kiire viis seda teha.

• Valige kõik lahtrid, kuhu peate andmed sisestama (vajutage juhtnuppu ja seejärel ükshaaval).
  • Alustage järjestuse teise lahtriga andmete sisestamisest (alustage D3 -ga). Valige lõpuks esimene lahter B3 (kust algab andmete sisestamine).
• Kui olete selle valinud, minge nime kasti (mis asub valemiriba vasakul).
• Sisestage suvaline nimi ilma tühikuteta.
• See on see !! Valige nimega vahemik, klõpsates rippmenüül Nime kast. Nüüd alustage oma andmete sisestamist ja kasutamist Sisestage/Tab järgmisele lahtrile hüpata.

Loe selle triki kohta lähemalt.

Need on minu kümme parimat Exceli andmete sisestamise näpunäidet, mis võivad teie tootlikkust märkimisväärselt parandada ja aega säästa.

Samuti võivad teile meeldida järgmised Exceli näpunäited:

• 10 ülihästi viisi andmete puhastamiseks Exceli arvutustabelites.
• 24 igapäevast Exceli probleemi ja nende kiirparandused.
• Kuidas Excelis muudatusi jälgida.
• Kuidas taastada salvestamata Exceli faile.
• Kuidas lubada Excelis tingimuslikku andmesisestust.
• Kas kannatate aeglaste Exceli arvutustabelite all? 10 näpunäidet Exceli kiirendamiseks.
• Kasutage Exceli otsimist ja asendamist rohkem (4 hämmastavat näpunäidet).
• Kuidas kasutada Exceli külmutuspaneele Excelis.
• 100+ Exceli intervjuuküsimust
• Täitke tühjad lahtrid Exceli järgmise väärtuseni