Kommentaaride lisamine / kustutamine Excelis (sh otseteed)

Kommentaarid on üsna kasulikud, kui soovite lahtri/andmepunkti kohta teavet lisada ilma lahtri sisu muutmata.

Ma kasutan neid sageli valemite kasutamisel ja pean täpsustama, mida valem teeb ja mida lahtri väärtus tähendab. Kui teete teistega koostööd, saate ka teiste inimeste jaoks viitamiseks kommentaare lisada.

Selles õpetuses näitan teile kõike, mida peate kommentaaride kohta teadma - sealhulgas seda, kuidas Excelisse kommentaare sisestada, kuidas kommentaare redigeerida/kustutada, kuidas kustutada kommentaare kogu lehelt või töövihikust jne.

Kuid enne kui ma näitan teile, kuidas Excelisse kommentaare sisestada (või kommentaare kustutada/muuta), peate teadma midagi olulist.

Office 365-s on Microsoftil olemas nimetas kommentaaride funktsiooni ümber märkmeteks. Nii et traditsioonilisi kommentaare, mida teate (üks, mis näitab paremas ülanurgas olevas lahtris kollast kasti ja väikest punast kolmnurka), nimetatakse nüüd märkmeteks. Ja kommentaarid viitavad nüüd uuele funktsioonile, mis võimaldab teil luua lõimega vestlusi. Siin on artikkel märkmete ja kommentaaride erinevuse kohta

Alumine joon - Kui te EI kasuta Office 365, ei pea te millegi pärast muretsema ja kommentaar jääb muutumatuks. Kui kasutate Office 365, nimetatakse kommentaare nüüd märkmeteks

Kuidas Excelisse kommentaare lisada (otsetee)

Kui soovite Exceli lahtrisse kommentaari lisada, saate kasutada allolevat klaviatuuri otseteed:

SHIFT + F2 Windowsis

ja

Käsk + F2 Macis

Selle otsetee abil saate kommentaari sisestada järgmiselt.

1. Valige lahter, kuhu soovite kommentaari sisestada
2. Hoidke all tõstuklahvi (või Maci kasutamisel käsuklahvi)
3. Vajutage klahvi F2

Ülaltoodud sammud lisavad valitud lahtrile koheselt kommentaari.

Nüüd saate sisestada kommentaari mis tahes soovitud teksti ja seejärel vajutada klahvi Escape või klõpsata töölehe suvalises kohas, et see kommentaar lahtrisse salvestada.

Kui valite lahtrivahemiku ja kasutate ülaltoodud otseteed, lisab see kommentaari ainult aktiivsesse lahtrisse.

Kui te ei eelista otsetee meetodit, on allpool veel üks viis kommentaari lisamiseks:

1. Paremklõpsake lahtrit, kuhu soovite kommentaari lisada
2. Klõpsake nuppu Uus kommentaar (või uus märkus, kui kasutate Office 365)

Kuva kõik kommentaarid/märkmed

Kui soovite, et kõik kommentaarid laieneksid ja näitaksid selles olevat teksti, saate seda hõlpsalt teha ühe klõpsuga:

1. Minge vahekaardile Ülevaatus
2. Klõpsake grupis Kommentaarid nuppu Kuva kõik kommentaarid

See näitab koheselt kõiki töölehe kommentaare.

See toimib nagu lülitusnupp. Nii et kui klõpsate sellel uuesti, peidab see kõik töölehe kommentaarid.

Kui kasutate Office 365, peate klõpsama suvandil Märkmed ja seejärel käsul Kuva kõik märkmed

Kommentaarides navigeerimine (eelmine/järgmine)

Kui soovite iga kommentaari ükshaaval läbi vaadata, saate seda ka teha. See võib olla kasulik, kui teil on palju kommentaare ja soovite veenduda, et te ei jäta nende kommentaaride läbimisel ühtegi märkamata.

Allpool on toodud sammud kommentaaride ükshaaval läbimiseks.

1. Klõpsake vahekaarti Ülevaatus
2. Klõpsake grupis Kommentaarid nuppu Järgmine, et liikuda järgmise kommentaari juurde (ja Eelmine, et liikuda eelmise kommentaari juurde).

Nende kommentaaride sirvimisel kuvatakse ainult aktiivne kommentaar. Ülejäänud jääb varjatuks. Kui klõpsate nuppu Edasi, viib see järgmise kommentaari juurde ja peidab kõik muud kommentaarid.

Kui kasutate Office 365 (kus kommentaare nimetatakse nüüd märkmeteks), peate klõpsama vahekaardil Ülevaade, seejärel valikul Märkmed ja seejärel suvanditel Järgmine/Eelmine märkus. See on natuke keeruliseks tehtud, kui peate seda võimalust palju kasutama (kuna see nõuab nüüd rohkem klikke). Üks viis selle lahendamiseks võib olla järgmise/eelmise märkme lisamine QAT-ile (see valik ilmneb siis, kui paremklõpsate järgmise/eelmise märkme suvanditel).

Kopeeri kommentaarid

Kui teete lihtsa kopeerimise ja kleepimise, kopeerib see kõik, sealhulgas väärtused, valemid, vormindamise ja kommentaarid. Nii et kui soovite kõike kopeerida ja kleepida, on vaja ainult tavalisi Control-C ja Control-V

Aga mis siis, kui teil on vaja ainult kommentaare kopeerida (ja mitte midagi muud).

Excel võimaldab teil seda teha, kasutades spetsiaalseid kleepimisvalikuid.

Allpool on toodud sammud kommentaaride kopeerimiseks ja kleepimiseks ainult Excelis.

1. Valige kõik lahtrid, millel on kommentaarid, mida soovite kopeerida
2. Paremklõpsake valiku mis tahes lahtrit ja seejärel klõpsake nuppu Kopeeri (või kasutage klahvikombinatsiooni Control + C)
3. Minge lahtrisse, kuhu soovite kommentaarid kleepida.
4. Paremklõpsake ja valige Paste Special.
5. Klõpsake dialoogiboksis Eriline kleepimine nuppu Kommentaarid (kui kasutate Office 365, on see „Kommentaarid ja märkmed”)
6. Klõpsake nuppu OK

Ülaltoodud sammud kleepiksid ainult kommentaarid, mitte väärtused/vorming/valemid.

See võib olla kasulik, kui teil on sama faili kaks versiooni erinevate kommentaaridega. Saate kopeerida ja kleepida kõik kommentaarid uusimasse versiooni, veendumaks, et teil on kõik ühes kohas.

Kustuta kommentaarid

Excelis kommentaaride kustutamiseks saate kasutada erinevaid meetodeid. Valitud meetod sõltub sellest, milliseid kommentaare soovite kustutada.

Näiteks kui soovite kustutada ainult valiku või kogu töölehe kommentaare, võite kasutada lihtsat viisi - otsetee või lindi valik.

Aga kui soovite korraga kustutada kommentaarid kõikidelt töölehtedelt, peate kasutama VBA -d.

Vaatame mõlemat stsenaariumi.

Kommentaaride kustutamine valitud vahemikust või kogu töölehelt

See on lihtne.

Valiku kõigi kommentaaride kustutamiseks toimige järgmiselt.

1. Paremklõpsake suvalist kohta
2. Klõpsake nuppu Kustuta kommentaar (või „Kustuta märge”, kui kasutate Office 365)

Kui soovite kommentaarid kogu töölehelt eemaldada, toimige järgmiselt.

1. Klõpsake Exceli rakenduse vasakus ülanurgas olevat halli kolmnurka. See valib kogu töölehe (või saate seda kasutada Control + A + A)
2. Klõpsake vahekaarti Avaleht
3. Klõpsake rühmas Redigeerimine nuppu Kustuta
4. Klõpsake nuppu Kustuta kommentaarid

Ülaltoodud toimingud eemaldaksid kõik töölehe kommentaarid.

Pange tähele, et kui valite kogu töölehe ja seejärel paremklõpsate mõnel lahtril, ei saa te kõiki kommentaare (või märkmeid) kustutada.

Kustutage kommentaarid korraga kõikidelt töölehtedelt

Kommentaaride kustutamine kogu töövihikust on natuke keeruline. Võite minna igale lehele ja kustutada iga lehe kõik kommentaarid, kuid see võib väsitada, kui töövihikus on palju lehti.

Sel juhul saab lihtsa VBA -koodiga kõik raskused tõsta.

Allpool on kood, mis läheb töövihiku igale lehele ja kustutab kommentaarid kogu lehelt:

Töölehtede iga ws: ws.cells.ClearComments: Järgmine ws

Ülaltoodud kood kasutab töövihiku iga töölehe läbimiseks silmust Iga järgmise jaoks. Ja iga lehe puhul kasutab see ClearComments meetodit, et eemaldada kõik kommentaarid korraga.

Kuna Microsoft on Office 365 -s kommentaarid märkmeteks ümber nimetanud, võib ülaltoodud kood tulevikus kommentaarid kustutada (uus funktsioon O365 -s) ja märkuste kustutamiseks peate võib -olla kasutama allolevat koodi (eelmiste versioonide kommentaarid)

Töölehtede iga ws: ws.cells.ClearNotes: Järgmine ws

Praeguse seisuga mõlemad koodid töötavad ja kustutavad määratud lahtritest kommentaarid.

Nüüd näitan teile, kuidas seda koodi kasutada.

1. Paremklõpsake mis tahes lehe vahekaarti
2. Klõpsake nuppu Kuva kood. See avab VB redaktori (saate avada ka kiirklahvi ALT + F11)
3. Kui te ei näe VB redaktoris vahetu akent, klõpsake menüü suvandit Vaade ja seejärel nuppu Kohene aken
4. Kopeerige ja kleepige ülaltoodud VBA makrokood vahetu aknasse.
5. Asetage kursor vahetu akna rea ​​lõppu
6. Vajutage sisestusklahvi

Ülaltoodud toimingud kustutavad kõik töövihiku kommentaarid.

Kopeerige kõik kommentaarid eraldi töölehele

Oleks tore, kui töölehel oleks loend kõigist kommentaaridest ja kogu kommentaari tekst. Nii on lihtne kommentaare ükshaaval läbi vaadata (selle asemel, et lehe lahtrites navigeerida ja üle hüpata).

Kuigi seda ei saa sisseehitatud funktsiooniga teha, saate seda teha VBA abil.

Siin on üksikasjalik õpetus, mis näitab, kuidas saada eraldi töölehel kõigi kommentaaride loend.

Märkmete teisendamine kommentaarideks (ainult Office 365)

See funktsioon on saadaval ainult Office 365 kasutajatele.

Kuna praegu on kahte tüüpi kommentaare - kommentaarid ja märkmed, võimaldab see märkmeid kommentaarideks muuta (mitte vastupidi).

Nii et kui teil on traditsioonilisi kommentaare (mida O365 -s nimetatakse nüüd märkmeteks), saate need hõlpsalt teisendada kommentaarideks, kasutades järgmisi samme:

1. Klõpsake vahekaarti Ülevaatus
2. Klõpsake suvandit Märkmed
3. Klõpsake nuppu Teisenda kommentaarideks
4. Avanevas dialoogiboksis klõpsake nuppu "Teisenda kõik märkmed"

Ülaltoodud sammud muudaksid kõik kommentaarid märkmeteks.

Pange tähele, et kui teil on kommentaarides vormindus või pildid, eemaldatakse see automaatselt.

Samuti ei saa te mõnda märkust teisendada kommentaarideks ja jätta teised selliseks. Ülaltoodud sammud muudaksid kõik märkmed kogu töölehe kommentaarideks.

Nii et see on kõik, mida Excelis kommentaaride sisestamise ja kustutamise kohta teada on.

Loodan, et sellest õpetusest oli teile kasu!