Ei ole ühte suurust, mis sobiks kõigile. Mis puutub Excelisse, siis vaikeseaded toimivad enamikul juhtudel hästi. Kuid vajadusel saate hõlpsalt kohandada paljusid Exceli suvandeid.
Selles blogipostituses näitan teile, kuidas kasutada Exceli suvandeid oma töövihikute kohandamiseks ja paremaks arvutustabeli kasutamiseks.
Juurdepääs Exceli suvanditele
Dialoogiboksi Exceli suvandid avamiseks toimige järgmiselt.
Excel 2010/13: avage Fail -> Valikud.
Excel 2007: avage menüüd -> Tööriistad -> Exceli suvandid.
Ärge olge ülekoormatud kõigi dialoogiboksi Exceli suvandid kategooriate ja märkeruutudega. Te ei pea kõike muutma ja enamikul juhtudel töötab vaikeseade suurepäraselt. Kuid siin on mõned funktsioonid, mis võivad anda teile suurema kontrolli Exceli arvutustabelite käitumise üle.
#1 Muutke fondi vaiketüüpi ja suurust
Vaikimisi kasutab Excel fondi suurust Calibri (kehakiri) 11. Kui teie või teie organisatsioon kasutate erinevat tüüpi ja suurusega fondi, saate vaikeväärtust muuta järgmiselt.
- Valige Exceli suvandites Üldine.
- Muutke jaotises „Üldised valikud” jaotises „Uute töövihikute loomisel” fonditüüpi ja fondisuurust.
Nüüd, kui avate uue töövihiku, kasutab see vaikimisi uut fondiseadet.
#2 Salvestage failid alati .xls -vormingus
Kui jagate oma Exceli töövihikuid inimestega, kellel on 2003. aasta versioon, peate vormingu käsitsi muutma .xls. Selle asemel, et seda iga kord käsitsi teha, saate muuta vaikimisi failivormingu salvestamise sätet.
Selleks toimige järgmiselt.
- Valige Exceli suvandites Salvesta.
- Muutke jaotises Salvesta valikud jaotises „Töövihikute salvestamine” vorming Salvesta fail Excel 97-2003 töövihikuks.
Makrodega töötades saate vaikimisi määrata ka Exceli makro-lubatud töövihiku.
Nüüd, kui töövihiku salvestate, salvestatakse see .xls -vormingus.
#3 Muutke arvutusrežiim Automaatne käsitsi
Automaatse arvutamise korral käivitatakse ümberarvutus alati, kui lahtris/väärtuses on muutusi, mis mõjutavad valemeid (rohkem lenduvate valemite puhul). Töölehtedega, millel on palju andmeid ja valemeid, võib see ümberarvutus kulutada palju aega (ja enamasti on see tarbetu) ja muuta meie töövihikud aeglaseks.
Aja säästmiseks võite arvutusseade muuta käsitsi. Selleks tehke järgmist.
- Valige Exceli suvandites valemid.
- Valemite suvandites muutke arvutusvalikud käsuks.
Kui on valitud käsitsi režiim, peate ümberarvutamise käsitsi sundima, vajutades klahvi F9.
#4 Pärast sisestusklahvi vajutamist hoidke aktiivne lahter valitud
Kui valite lahtri ja vajutate sisestusklahvi, langeb valik vaikimisi alla. Paljudel juhtudel võiksite pärast sisestusklahvi vajutamist hoida sama lahtri valitud.
Seda muudatust saate teha järgmiselt.
- Valige Exceli suvandites Täpsem.
- Tühjendage jaotises Redigeerimisvalikud märkeruut „Pärast sisestusklahvi vajutamist teisaldage valik”.
NÕUANNE: Sama efekti saate saavutada ka siis, kui vajutate klahvikombinatsiooni Control + Enter (sisestusklahvi asemel).
#5 Sisestage andmete sisestamise ajal automaatselt kümnendkohad
Kui teie töö hõlmab arvuliste andmete sisestamist kümnendkohtadega, oleks see väga kasulik.
Kuidas see toimib - kui peate sisestama numbrilised väärtused kahe andmepunktiga, võite selle asemel, et sisestada 123,45, lihtsalt sisestada 12345 ja Excel sisestaks automaatselt 2 kohta pärast koma.
Siin saate selle lubada järgmiselt.
- Valige Exceli suvandites Täpsem.
- Valige jaotises Redigeerimisvalikud „Lisa automaatselt koma” ja määrake kohad.
Ettevaatust: pidage meeles, et iga kord, kui sisestate numbri, on sellel 2 kohta pärast koma. Nii et kui vajate väärtust 1, peate sisestama 100 (arvestades, et seal on 2 kohta pärast koma).
#6 Kuva kõik kommentaarid korraga
Kommentaari sisestamisel on vaikimisi lahtri vasakus ülanurgas väike punane kolmnurk. Kuigi see on piisavalt hea näitaja, jääte tõenäoliselt kommentaaridest ilma, kui teil on palju andmeid/kommentaare.
Üks lahendus võiks olla kõigi kommentaaride korraga kuvamine.
Selleks tehke järgmist.
- Valige Exceli suvandites Täpsem.
- Valige jaotises Kuva kuva „Kommentaaridega lahtrite jaoks:” valik Kommentaarid ja indikaatorid.
NÕUANNE: sellest oleks abi ka kommentaaride redigeerimisel. Lihtsalt klõpsake kommentaaril ja muutke seda.
#7 Peida kõik 0
Saate arvutustabeli kõik 0 väärtust ühe klõpsuga peita (kuulsite õigesti!).
Siin on, kuidas seda teha.
- Valige Exceli suvandites Täpsem.
- Kerige alla ja minge jaotisse - „Selle töölehe kuvamisvalikud”.
- Tühjendage märkeruut „Näita nulli lahtrites, millel on nullväärtus”.
#8 Avage valitud töövihikud iga kord, kui käivitate Exceli
Kui alustate oma tööd sama Exceli töövihikute komplektiga (näiteks ülesannete loendid, projektijälgijad jne), siis Excel avab need töövihikud automaatselt, kui te neid alustate. Siin on, kuidas seda teha.
- Valige Exceli suvandites Täpsem.
- Kerige alla ja minge jaotisse Üldine.
- Valdkonnas. „Käivitamisel avage kõik failid:”, sisestage selle kausta tee, kus on failid, mida soovite Exceli käivitamisel avada.
Märkus. Saate kausta lisada rohkem faile ja see avaneb automaatselt Exceli järgmisel avamisel.
Vaata ka: Exceli andmete sisestamise näpunäited.
#9 Lühendite automaatne täitmine
Excelis on funktsioon, mille abil saate määrata kiirteksti ja Excel täidab selle teie eest automaatselt. Näiteks iga kord, kui sisestate ABC, asendab Excel selle automaatselt ABC Technology Corporation Limitediga. Midagi, nagu allpool näidatud:
Siin saate selle lubada järgmiselt.
- Valige Exceli suvandites Tõestamine
- Klõpsake nuppu Automaatparanduse valikud
- Sisestage dialoogiboksis Automaatparandus see, mida soovite asendada (väljale Asenda) sellega, millega soovite selle asendada (väljaga Koos)
- Klõpsake nuppu Lisa ja seejärel nuppu OK
Nüüd, kui sisestate ABC ja vajutate sisestusklahvi (või tühikut), asendatakse see automaatselt ABC Technology Corporation Limitediga.
Märkus: see muudatus toimub kõigi kontorirakenduste (nt Word ja PowerPoint) puhul.
Exceli suvandite abil saab kohandada ka palju muid funktsioone. Kui teil on vaba aega, vaadake see läbi ja võite leida lisavõimalusi, mida saate kasutada.
Proovige neid võimalusi, andke mulle teada, mida arvate. #5 ja #9 on minu lemmikud. Kuidas sinul?
Teile võivad meeldida järgmised Exceli õpetused:
- 100+ Exceli intervjuuküsimust + vastust.
- 20 Exceli klaviatuuri otseteed, mis avaldavad teie ülemusele muljet.
- Kogu TASUTA Exceli mallid igapäevaseks kasutamiseks.
- 200+ Exceli klaviatuuri otseteed
- Avage käivitamisel konkreetsed Exceli failid automaatselt
