Kuidas Excelis automaatne salvestamine sisse lülitada (lihtne juhend)

Kuigi Exceli on iga uue versiooniga pidevalt täiustatud, on siiski aegu, mil võib juhtuda, et see aeg -ajalt kokku jookseb (eriti kui töötate suure andmekogumiga).

Ja mõnikord võib see olla mõni muu tegur väljaspool Excelit - näiteks voolukatkestus või teie süsteemi riputamine mõne muu probleemi tõttu kui Excel.

Sellistel juhtudel on Excelil andmete automaatse salvestamise tagamiseks automaatse salvestamise funktsioon - mis nagu nimigi ütleb, salvestab teie töö automaatselt.

Kui automaatne salvestamine on lubatud, salvestab Excel teie tööd regulaarsete ajavahemike järel, mis tagab, et te ei kaota palju oma tööst (maksimaalselt võib mõni minut töö kaotada).

Selles õpetuses näitan teile, kuidas Excelis automaatne salvestamine sisse lülitada, ja kõiki olulisi asju, mida peate selle kohta teadma.

Märge: Automaatne salvestamine on Office365 uus funktsioon, kus saate salvestada reaalajas faile OneDrive'i või SharePointi. Kui kasutate varasemaid versioone (Excel 2010/2013/2016/2019), on teil salvestatud automaatse taastamise teave, mis ei ole reaalajas, vaid salvestab teie töö regulaarselt.

Automaatne salvestamine vs automaatne taastamine

Automaatne salvestamine on Excel Office 365 uus funktsioon, samas kui automaatne taastamine on olnud ka varasemates versioonides.

Automaatne salvestamine võimaldab teil oma tööd reaalajas salvestada, kui salvestate oma Exceli failid OneDrive'i või SharePointi.

Vastupidi, „Salvesta automaatse taastamise teave” on valik, mis salvestab teie töö automaatselt iga 10 minuti järel (või teie määratud ajavahemiku jooksul). Kui see suvand on lubatud, säilitab see teie töö ajutise koopia ja salvestab selle iga 10 minuti järel.

Kui teie süsteem ootamatult välja lülitub, saate siiski ajutiselt salvestatud faili taastada (kasutades automaatse taastamise funktsiooni).

Selles õpetuses käsitlen mõlemat funktsiooni.

Lülitage dialoogiboksis Valikud sisse automaatne salvestamine Excelis

Saate dialoogiboksist Suvandid Excelis lubada nii automaatse salvestamise kui ka automaatse taastamise teabe salvestamise (st failide automaatseks salvestamiseks teatud ajavahemiku järel). Kui see on tehtud, lülitatakse see sisse kõigi töövihikute jaoks, mida selles süsteemis töötate.

Pidage meeles, et automaatne salvestamine on saadaval ainult Office365 kasutajatele. Kui teil pole O365, saate kasutada ainult automaatset taastamist.

Allpool on toodud sammud Exceli automaatse salvestamise sisselülitamiseks.

1. Klõpsake vahekaarti Fail
2. Klõpsake suvandil Valikud
3. Klõpsake dialoogiboksis Exceli suvandid vasakul nuppu Salvesta
4. Märkige ruut - Salvesta automaatse taastamise teave igaüks. Vaikimisi on väärtus 10 minutit, kuid soovi korral saate valida madalama või kõrgema väärtuse.
5. Kontrollige suvandit - „Exceli vaikesätted OneDrive'i ja SharePoint Online'i failide automaatseks salvestamiseks”. See suvand töötab ainult Office 365 puhul ja salvestab teie töö reaalajas (iga paari sekundi järel)
6. Klõpsake nuppu OK

Ülaltoodud sammud tagaksid, et teie töö salvestatakse automaatselt iga 10 minuti järel.

Pange tähele, et Exceli vaikimisi AutoSave OneDrive'i ja SharePoint Online'i failide toimimiseks peavad teie failid olema uusimas failivormingus (st XLSX ja mitte XLS).

Muud kasulikud valikud, mida saate kasutada:

• Hoidke viimati automaatselt taastatud versioon alles, kui ma sulgen salvestamata: Kuigi Excel salvestab teie töö iga 10 minuti järel (kui automaatne salvestamine on sisse lülitatud), tagab selle valiku lubamine, et te ei kaota isegi tööd nende 10 minuti vahel (juhul, kui teie süsteem jookseb kokku või tekib elektrikatkestus). Kui see on lubatud, kuvab Excel teile võimaluse salvestamata failid/andmed automaatselt taastada.
• Automaatse taastamise faili asukoht: See on koht, kus Excel salvestab salvestamata failid. Soovi korral saate seda asukohta muuta. Kui te pole administraator, ei saa te seda muuta.

Kui automaatne salvestamine on lubatud (failid on salvestatud Onedrive'i või SharePointi), ei kuvata faili sulgemisel viip salvestamata muudatuste salvestamiseks (kuna need muudatused salvestatakse iga paari sekundi järel).

Samuti, kui lisate faili VB-koodi (makro), peatub automaatne salvestamine ja kuvatakse teile viip selle faili salvestamiseks makrofunktsiooniga (.xlsm-vormingus)

Automaatne salvestamine võimaldab nüüd Exceli kasutajatel faile jagada ja reaalajas muudatusi teha. Samuti saate vaadata versiooniajalugu ja soovi korral naasta eelmise versiooni juurde. Kui avate vana faili versiooniajaloo abil, avatakse see kirjutuskaitstud kujul ja soovi korral saate selle uue nimega salvestada.

Automaatse salvestamise lisamine QAT -i (Office 365 jaoks)

Kui kasutate OneDrive'i või SharePointi, saate automaatse salvestamise suvandi lisada ka kiirjuurdepääsu tööriistaribale (saadaval ainult Office 365 -s).

See võimaldab teil lubada automaatse salvestamise (SharePointis või OneDrive'is) ühe klõpsuga (see on lülitusnupp).

Kuigi leidsin, et see on minu Office365 tellimuses vaikimisi saadaval, kui teil seda pole, saate automaatse salvestamise kiirjuurdepääsu tööriistaribale lisada, kasutades järgmisi samme:

1. Klõpsake ikooni Kohanda kiirjuurdepääsu tööriistariba
2. Klõpsake suvandil Automaatne salvestamine

Kui te ei näe rippmenüüs valikut „Salvesta automaatselt”, klõpsake käsku Veel käsku ja kasutage dialoogiboksi Exceli suvandid, et lisada automaatse salvestamise valik QAT-i.

Probleem automaatse salvestamisega (Salvesta kui koopia salvestamine)

Kui lubate automaatse salvestamise ja salvestate faili OneDrive'i või SharePointi, märkate, et te ei näe enam valikut „Salvesta nimega”. Selle asemel näete valikut „Salvesta koopia” (selle kohta lisateavet leiate siit)

Kui automaatne salvestamine on lubatud ja teie tööd salvestatakse iga paari sekundi tagant, ei ole võimalik mõningaid muudatusi teha ja seda uue failina salvestada.

Näiteks kui alustate vana failiga, töötate selle kallal 20 minutit ja salvestate koopia, saate nii vana kui ka uue faili koos 20 -minutilise viimase tööga. Kuid see pole võimalik, kui automaatne salvestamine on lubatud, kuna see salvestab teie töö iga paari sekundi järel.

Sellepärast on teil nüüd "Salvesta koopia"Suvand, mida saate kasutada koopia loomiseks ja seejärel muudatuste tegemiseks.

Kui teie Exceli failid pole OneDrive'is või SharePointis, näete endiselt valikut "Salvesta nimega".

Kolmanda osapoole tööriistade, näiteks DropBoxi või Google Drive'i kasutamine

Samuti saate Exceli failide versiooniajaloo valikud salvestusvõimalustega, nagu Dropbox ja Google Drive.

Need tööriistad lihtsalt kontrollivad, kas failis on muudatusi tehtud, ja salvestage eelmine versioon. Seejärel saate soovi korral nende versioonide juurde tagasi pöörduda.

Nende kolmandate osapoolte tööriistade kasutamise üks eeliseid on see, et saate hõlpsalt koostööd teha inimestega, kes OneDrive'i ei kasuta.

Kuna paljud eelistavad tavaliselt Google Drive'i ja Dropboxi, mitte OneDrive'i, aitab see teil neid võimalusi kasutavate meeskondade/klientidega koostööd teha.

Ainus hoiatus on veenduda, et te ei hoia nende pilvesalvestusteenuste kohta konfidentsiaalseid andmeid.

Salvestage fail enne sulgemist automaatselt VBA abil

Automaatne salvestamine on hämmastav funktsioon ja muudab Exceliga töötamise palju pingevabaks - teades, et andmed ei lähe kaduma.

Kui teil pole Office 365 (mis tähendab, et teil pole ka automaatse salvestamise funktsiooni), peate tuginema Exceli automaatse taastamise funktsioonile.

Teine võimalus, mida saate kasutada, on lihtne VBA -kood, mis tagab teie faili salvestamise enne selle sulgemist. See tagab, et te ei kaota oma tööd, kuna sulgesite faili enne selle salvestamist.

Märkus. Selle kasutamine oleks mõttekas ainult siis, kui te ei kasuta Office 365 koos OneDrive'i või SharePointiga. Kui olete, saate alati naasta eelmiste versioonide juurde ja teie failid salvestatakse niikuinii automaatselt.

Allpool on toodud sammud, mida kasutatakse VBA abil faili salvestamiseks enne töövihiku sulgemist.

1. Enne sulgemist avage töövihik, kuhu soovite selle VBA -koodi salvestamise lubada.
2. Hoidke all klahvi ALT ja vajutage klahvi F11 (või Macis Command + Option + F11). See avab VB redaktori.
3. Topeltklõpsake Project Exploreris objekti ThisWorkbook (selle faili jaoks, kuhu soovite selle koodi lisada)
4. Kopeerige ja kleepige allolev kood ThisWorkbooki koodi aknasse:

   Private Sub Workbook_BeforeClose (Loole Boolean) ThisWorkbook.Save End Sub

5. Sulgege VB redaktor

Nüüd, kui töövihikus on mingeid muudatusi ja te selle enne salvestamist sulgete, käivitab see esmalt selle koodi (kuna see on VBA sündmus, mis töötab sündmuse põhjal - mis on antud juhul töövihiku sulgemine). See kood salvestab kõigepealt töövihiku ja sulgeb selle.

Kui te pole faili varem salvestanud, kuvatakse sellel viip, mis palub teil määrata faili salvestamise koha.

Kui te ei soovi oma olemasolevat faili üle kirjutada, saate koodi ka muuta, nii et see salvestab faili ajatempliga. Nii ei kao teie töö kaotsi ja saate ka eelmise versiooni juurde naasta.

Allpool on VBA-kood, mis salvestab faili koos failinime kuupäeva ja kellaajaga:

Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel as Boolean) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format (Now, "ddmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveAs ajatempel & wbname End Sub

See salvestab uue faili koos ajatempliga samasse asukohta, kuhu vana fail salvestatakse. Kui soovite faili salvestada kindlasse kausta, saate selle asukoha koodis määrata.

Nii et see on kõik, mida peaksite teadma Exceli automaatse salvestamise lubamise ja selle tõhusa kasutamise kohta. Ja kui te ei kasuta Office 365 ja seega pole teil automaatsalvestust, saate siiski automaatse taastamise valikuid konfigureerida ja salvestamata faile taastada. Samuti saab VBA -koodi abil veenduda, et failid salvestatakse koopiana automaatselt, kui selle sulgete.

Loodan, et leidsite selle õpetuse kasulikuks!