10 ülimalt viisi andmete puhastamiseks Exceli arvutustabelites

Vaadake videot - 10 võimalust andmete puhastamiseks Excelis

Andmed moodustavad iga Exceli analüüsi selgroo. Andmete osas on palju asju, mis võivad valesti minna - olgu see siis struktuur, paigutus, vormindamine, lisaruumid jne.

Selles blogipostituses näitan teile 10 lihtsat viisi Exceli andmete puhastamiseks.

#1 Vabanege lisaruumidest

Lisaruume on valusalt raske märgata. Ehkki võite mingil moel märgata sõnade või numbrite vahelisi lisavahesid, ei ole tühikud isegi nähtavad. Siin on kena viis nendest lisaruumidest vabanemiseks - kasutage funktsiooni TRIM.

Süntaks: TRIM (tekst)

Funktsioon Excel TRIM võtab sisendiks lahtri viite (või teksti). See eemaldab esi- ja lõppruumid ning täiendavad tühikud sõnade vahel (välja arvatud üksikud tühikud).

#2 Valige ja töödelge kõik tühjad lahtrid

Tühjad rakud võivad tekitada laastamist, kui neid ei ravita eelnevalt. Aruannete/armatuurlaudade loomiseks kasutatavate andmekogumite tühjade lahtritega puutun sageli kokku.

Võite täita kõik tühjad lahtrid väärtusega „0” või „Pole saadaval” või lihtsalt selle esile tõsta. Kui andmekogum on tohutu, võib selle käsitsi tegemine võtta tunde. Õnneks on võimalus valida kõik tühjad lahtrid korraga.

1. Valige kogu andmekogum
2. Vajutage F5 (see avab dialoogiboksi Mine)
3. Klõpsake nuppu Special (vasakul all). See avab dialoogiboksi Mine erile
   
4. Valige Tühi ja klõpsake nuppu OK
   

See valib kõik andmekogumi tühjad lahtrid. Kui soovite kõigis nendes lahtrites sisestada 0 või Pole saadaval, sisestage see lihtsalt ja vajutage Control + Enter (pidage meeles, kui vajutate ainult sisestusklahvi, sisestatakse väärtus ainult aktiivsesse lahtrisse).

#3 Teisendage tekstina salvestatud numbrid numbriteks

Mõnikord, kui impordite andmeid tekstifailidest või välisandmebaasidest, salvestatakse numbrid tekstina. Samuti on mõnel inimesel kombeks kasutada teksti ees numbrite ees apostroofi (’). Kui kasutate neid lahtreid arvutustes, võib see põhjustada tõsiseid probleeme. Siin on lollikindel viis tekstiks salvestatud numbrite teisendamiseks numbriteks.

1. Tippige tühja lahtrisse 1
2. Valige lahter, kuhu sisestasite 1, ja vajutage klahvikombinatsiooni Control + C
3. Valige lahter/vahemik, mille soovite numbriteks teisendada
4. Valige Kleebi -> Kleebi spetsiaalselt (Klaviatuuri otsetee - Alt + E + S)
5. Valige kastis Kleebi eridialoog Korruta (toimingute kategoorias)
   
6. Klõpsake nuppu OK. See teisendab kõik tekstivormingus numbrid tagasi numbriteks.

Kleebi erioperatsioonide valikutega saate teha palju rohkem. Siin on palju muid viise, kuidas Excelis Paste Speciali abil korrutada.

#4 - eemaldage duplikaadid

Dubleerivate andmetega saate teha kahte asja - Tõstke see esile või Kustuta see.

• Tõstke esile korduvad andmed:
  • Valige andmed ja minge avalehele -> Tingimuslik vormindamine -> Esiletõstetud lahtrite reeglid -> Kordavad väärtused.
  • Määrake vorming ja kõik duplikaatväärtused tõstetakse esile.
    
• Kustuta andmete duplikaadid:
  • Valige andmed ja avage Andmed -> Eemalda duplikaadid.
  • Kui teie andmetel on päised, veenduge, et parempoolses ülanurgas olev märkeruut oleks märgitud.
  • Valige veerg (id), millest soovite duplikaadid eemaldada, ja klõpsake nuppu OK.
    

See eemaldab loendist topeltväärtused. Kui soovite, et algne loend oleks puutumatu, kopeerige ja kleepige andmed mõnda muusse kohta ja tehke seda.

Seotud: Ultimate juhend Exceli duplikaatide leidmiseks ja eemaldamiseks.

#5 Tõstke esile vead

Exceli andmete vigade esiletõstmiseks on kaks võimalust:

Tingimusvormingu kasutamine

1. Valige kogu andmekogum
2. Avage Avaleht -> Tingimuslik vormindamine -> Uus reegel
3. Valige uue vormindamise reegli dialoogiboksis „Vorminda ainult lahtrid, mis sisaldavad”
4. Valige reegli kirjelduses rippmenüüst vead
5. Määrake vorming ja klõpsake nuppu OK. See tõstab esile kõik valitud andmekogumi veaväärtused
   

Go to Special kasutamine

1. Valige kogu andmekogum
2. Vajutage F5 (see avab dialoogi Ava dialoog)
3. Klõpsake vasakus alanurgas nuppu Eriline
4. Valige Valemid ja tühjendage kõik valikud, välja arvatud vead
   

See valib kõik lahtrid, milles on viga. Nüüd saate need käsitsi esile tõsta, kustutada või sinna midagi sisestada.

#6 Muutke tekst väikeseks/suureks/õigeks

Kui pärite töövihiku või impordite andmeid tekstifailidest, ei ole sageli nimed või pealkirjad järjepidevad. Mõnikord võib kogu tekst olla väiketähtedega/suurtähtedega või mõlema seguga. Nende kolme funktsiooni abil saate kõik hõlpsalt järjepidevaks muuta.

LOWER () - teisendab kogu teksti väiketähtedeks.
ÜLES () - teisendab kogu teksti suurtähtedeks.
ÕIGE () - teisendab kogu teksti korralikuks.

#7 Andmete sõelumine teksti abil veergu

Kui saate andmeid andmebaasist või impordite need tekstifailist, võib juhtuda, et kogu tekst on ühes lahtris kitsas. Saate selle teksti sõeluda mitmeks lahtriks, kasutades Exceli funktsiooni Tekst veergu.

1. Valige andmed/tekst, mida soovite sõeluda
2. Ava Andmed -> Tekst veergu (see avab teksti veergudesse viisardi)
   • Samm: valige andmetüüp (valige Eraldatud, kui teie andmed pole võrdselt paigutatud ja need on eraldatud tähemärkidega nagu koma, sidekriips, punkt …). Klõpsake nuppu Edasi
     
   • Samm: valige Eraldaja (märk, mis eraldab teie andmed). Muu valiku abil saate valida eelmääratud eraldaja või midagi muud
     
   • Samm: valige andmevorming. Valige ka sihtrakk. Kui sihtrakku pole valitud, kirjutatakse praegune lahter üle
     

Seotud: Ekstraktige kasutajanimi e -posti ID -st teksti abil veergu.

#8 Õigekirjakontroll

Miski ei vähenda teie töö usaldusväärsust kui õigekirjaviga.

Andmekogumi õigekirjakontrolli tegemiseks kasutage kiirklahvi F7.

Siin on üksikasjalik õpetus õigekirjakontrolli kasutamise kohta Excelis.

#9 Kustuta kõik vormindused

Oma töös kasutasin Excelis andmete saamiseks mitut andmebaasi. Igal andmebaasil oli oma andmete vormindamine. Kui teil on kõik andmed paigas, saate kogu vormindamise korraga kustutada.

1. Valige andmekogum
2. Minge avalehele -> Kustuta -> Kustuta vormingud
   

Samuti saate kustutada ainult kommentaarid, hüperlingid või sisu.

#10 Kasutage Exceli andmete puhastamiseks otsingut ja asendamist

Leidmine ja asendamine on andmete puhastamisel hädavajalik. Näiteks saate valida ja eemaldada kõik nullid, muuta viiteid valemites, leida ja muuta vormingut jne.

Lugege lisateavet selle kohta, kuidas funktsiooni Otsi ja asenda saab andmete puhastamiseks kasutada.

Need on minu kümme parimat tehnikat andmete puhastamiseks Excelis. Kui soovite õppida veel mõnda tehnikat, siis siin on MS Exceli meeskonna juhend - Clean Data in Excel.

Kui kasutate veel mõnda tehnikat, jagage seda meiega kommentaaride jaotises!